Logiciel

Logiciel de gestion des archives de documents.

La fiche numérique de vos archives papier : où se trouve chaque dossier, qui le détient et quand il sera détruit, sur un seul écran.

PérimètreDocuments papier + copie numérique
Base de donnéesSQL Server · Oracle
IdentitéActive Directory

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En bref

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des archives de documents ?

C’est un logiciel web dans lequel les documents et dossiers papier sont enregistrés, leur emplacement physique (salle, étagère, boîte) est suivi, ils sont prêtés puis récupérés et détruits à l’échéance de leur durée de conservation. Les copies numérisées peuvent être rattachées à l’enregistrement ; mais la vocation première du logiciel est de garder les archives papier ordonnées, traçables et prêtes pour un audit.

Problème

Les cinq problèmes les plus fréquents des archives papier

Le document existe mais reste introuvable

Un registre ou une liste Excel ne dit pas dans quelle salle ni sur quelle étagère se trouve le document. Dans le logiciel, la fiche et l’emplacement de chaque dossier sont conservés ensemble.

On ne sait pas qui le détient

Quand un dossier prêté ne revient pas, la recherche commence. Qui l’a pris, quand, quelle est la date de retour : tout est enregistré.

On ignore quand le détruire

Un document dont la durée de conservation est échue occupe de la place pendant des années, ou est détruit trop tôt. Le module de destruction rattache cette durée au système.

Chaque unité a son propre classement

Quand chaque unité classe à sa façon, les archives de l’organisation ne s’unifient pas. Le plan de classement standard impose un ordre unique.

On ne voit pas qui accède à quoi

Grâce à la gestion des droits par rôle, chaque utilisateur ne voit que les enregistrements relevant de ses droits.

Fiche, plan de classement et emplacement

La colonne vertébrale des archives

Chaque document est enregistré avec une fiche descriptive et rattaché à sa place dans le plan de classement standard. L’emplacement physique figure dans le même enregistrement : le document trouvé à l’écran l’est aussi sur l’étagère.

Définition et gestion du plan de classement standard dans le système
Fiche du document et emplacement physique réunis dans un seul enregistrement
Écrans dédiés aux archives des unités et de l’organisation
Structure paramétrable : champs et listes ajustés à l’organisation

Boîtes d’archives numérotées et étiquetées sur des étagères

Cycle de prêt-retour et de destruction

Toute la vie du document

Lorsqu’un document quitte les archives, on enregistre qui le détient et quand il doit être rendu. À l’échéance de la durée de conservation, le document passe sur la liste de destruction et le processus reste tracé.

Module de suivi des prêts : qui l’a pris, quand, date de retour
Module de destruction : rapport des documents dont la durée de conservation est échue
Un accès numérique qui réduit l’usure physique du document
Une interrogation en un point unique qui évite les pertes de temps et de place

Rayonnages d’archives remplis de classeurs et de boîtes

Tâches, droits et annonces

Travail d’équipe

Le travail d’archivage est l’affaire de plusieurs personnes. L’attribution des tâches confie le travail à un utilisateur, la structure de droits détermine qui peut voir et modifier quoi, et l’espace d’annonces informe l’équipe.

Attribution de tâches aux utilisateurs
Gestion des droits souple, par rôle
Publication d’actualités et d’annonces dans le système
Accès simultané de plusieurs utilisateurs aux enregistrements

Étroit couloir de rayonnages rempli de dossiers d’archives

Infrastructure

Infrastructure technique et intégration

Application web

Fonctionne dans le navigateur ; aucune installation sur chaque poste. Les écrans sont compatibles HTML5 et adaptés aux appareils mobiles.

Choix de base de données

Fonctionne sur SQL Server ou Oracle ; il s’adapte à l’infrastructure de base de données existante de l’organisation.

Active Directory

Les utilisateurs se connectent avec leur compte d’organisation ; aucune gestion de mots de passe distincte.

Structure paramétrable

Champs, listes et écrans sont adaptés à l’organisation par paramétrage, sans développement.

Installation

Comment le mettre en service dans votre organisation ?

Plan de classement et inventaire

Le plan de classement appliqué par l’organisation, les unités et les types de documents sont recensés.

Définition de la structure et des droits

Unités, utilisateurs, rôles et durées de conservation sont saisis dans le système.

Préparation des enregistrements

Les listes d’enregistrements existantes sont organisées ; si nécessaire, les documents sont munis de codes-barres et numérisés.

Unité pilote

On démarre avec une unité ; écrans et flux sont testés sur le terrain.

Déploiement et formation

Les autres unités sont ajoutées, les utilisateurs formés et le support démarre.

Domaines d’utilisation

À qui s’adresse-t-il ?

Administrations publiques et municipalités

Organise la correspondance officielle selon le plan de classement standard et mène les processus de destruction de façon tracée.

Universités

Offre un accès par rôle aux dossiers d’étudiants, aux documents académiques et à la correspondance administrative.

Banques et établissements financiers

Organise un important flux de documents et retrouve rapidement l’enregistrement demandé lors d’un audit.

Directions des archives et des bibliothèques

Rend le prêt-retour et l’emplacement des documents traçables depuis un seul système.

Les questions à vous poser avant l’achat

Courte liste de décision

Si vous avez les réponses aux questions ci-dessous avant de demander un devis, les délais et le périmètre d’installation se définissent bien plus précisément.

Quel plan de classement votre organisation applique-t-elle, et toutes les unités utilisent-elles le même ?
Combien d’unités, combien d’utilisateurs et environ combien de dossiers seront enregistrés ?
La base de données existante est-elle SQL Server ou Oracle ?
Les utilisateurs se connecteront-ils via Active Directory ?
Les documents sont-ils déjà munis de codes-barres, ou faut-il d’abord les réorganiser physiquement ?
Une copie numérique (numérisation) est-elle nécessaire, ou ne gérera-t-on que les archives papier ?

Archivage physique et codes-barres

Long couloir d’archives rempli de dossiers

Questions fréquentes

Questions fréquentes.

Un logiciel de gestion des archives de documents est-il la même chose qu’une archive numérique ?

Non. L’archive numérique est le service de numérisation et d’indexation des documents. Le logiciel de gestion des archives de documents est le système qui gère l’enregistrement, l’emplacement, le prêt-retour et la destruction des archives papier ; les copies numérisées peuvent être rattachées à cet enregistrement. Les deux peuvent être installés ensemble.

Nos archives papier sont très désordonnées : que faire d’abord ?

On commence par un inventaire : quel type de document, dans quelle unité, en quelle quantité. On fixe ensuite les durées de conservation et le plan de classement ; le logiciel est construit sur cette organisation. Transférer telles quelles des archives désordonnées dans un logiciel aggrave le problème.

Comment le processus de destruction fonctionne-t-il dans le logiciel ?

Une durée de conservation est définie pour chaque type de document. Les documents arrivés à échéance sont signalés dans un rapport et placés sur la liste de destruction. La décision et l’opération étant enregistrées, elles peuvent être auditées ultérieurement.

Peut-il se connecter à notre structure d’identité existante ?

Oui. Il intègre Active Directory ; les utilisateurs se connectent avec leur compte d’organisation et les droits sont définis par rôle.

Pouvons-nous commencer avec quelques unités seulement ?

Oui. Grâce aux écrans dédiés aux archives des unités et de l’organisation, on peut démarrer avec une unité et ajouter les autres ensuite.

L’installation, la formation et le support sont-ils aussi assurés par vous ?

Oui. L’installation, la formation des utilisateurs et le support ultérieur sont assurés par la même équipe. Les besoins en matériel (codes-barres, scanners, serveurs) peuvent être regroupés dans le même devis.

Nos logiciels

Nos autres logiciels.

Boîtes de films métalliques sur des étagères