Archivage physique.

Les documents reçoivent un code-barres unitaire selon leur niveau de description et leurs données d'indexation, sont intégrés au système, mis en boîte et rattachés à une adresse de rayonnage. Les documents à détruire sont listés et soumis à l'approbation de la commission de destruction de votre organisme.

Grâce à l'organisation par codes-barres, on accède au document en deux minutes. En interrogeant le code-barres, on voit dans quel service et à quelle adresse de rayonnage se trouve le document.

La destruction s'effectue pièce par pièce et code-barres par code-barres. Les documents à détruire sont d'abord listés puis soumis à l'approbation de la commission de destruction ; aucun document non approuvé n'est écarté. Le tri réduit aussi le besoin de nouveaux espaces de stockage.

La structure à codes-barres fonctionne avec le même index lors du passage à l'archive numérique. Ainsi, le document de l'archive physique et sa copie numérique sont associés par le même identifiant, et l'effort d'organisation préalable n'est pas perdu.