Archive numérique.

L'archive numérique consiste à doter les documents papier de codes-barres, à les numériser pour les transférer sur support électronique, à les indexer et à les rendre accessibles selon les droits d'accès. L'archive physique reste ordonnée, et l'information est accessible en quelques secondes.

L'archive numérique est le service de numérisation, d'indexation et de transfert des documents. Le système de gestion d'archives numériques est le logiciel dans lequel ces enregistrements sont conservés, recherchés et partagés selon les droits d'accès. Nous mettons en place les deux ensemble.

On commence par une étude de faisabilité et un inventaire pour déterminer les types de documents et les durées de conservation ; les documents sont ensuite dotés de codes-barres, numérisés et indexés.

Les documents dont la loi impose la conservation de l'original continuent d'être conservés ; l'archive numérique en offre un accès rapide et sans usure. Les correspondances internes non soumises à une obligation légale de conservation peuvent, si vous le souhaitez, être détruites après leur transfert au format numérique.

Les documents destinés à la destruction sont listés et soumis à l'approbation de la commission de destruction de votre organisme.