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Unsere Leistungen

Digitales Archiv.

Ihre Dokumente werden mit Barcodes versehen, einzeln gescannt und indexiert. Mit dem digitalen Archiv erreichen Sie Informationen in Sekunden, ohne Abnutzung und berechtigungsbasiert.

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Wie entsteht ein digitales Archiv?

Digitales Archivsystem · Dokumentenarchiv-Management

Entsprechend den in der Machbarkeitsstudie festgelegten Dokumentarten werden Ihre Unterlagen mit Barcodes versehen; die enthaltenen Dokumente werden einzeln gescannt, in die digitale Umgebung überführt und indexiert.

Dokumentenserien, deren Original rechtlich aufbewahrt werden muss, bleiben vollständig erhalten. Interne Korrespondenz ohne gesetzliche Aufbewahrungspflicht wird in das digitale Archiv überführt und auf Wunsch vernichtet.

  • Einfacher Zugriff, Kopieren und Veröffentlichen
  • Mehrere Nutzer gleichzeitig
  • Schutz der Dokumente vor Abnutzung
  • Höhere Arbeitsproduktivität, geringere Kosten
  • Weniger Probleme bei Ausleihe und Rückgabe
  • Vermeidung von Zeit- und Platzverlust
  • Öffnung für Forschungszwecke
Digitales Archivmanagementsystem
Auf dem Großformatscanner für das digitale Archiv gescanntes Buch

Häufige Fragen

Häufige Fragen zum digitalen Archiv.

Was ist ein digitales Archiv?

Ein digitales Archiv entsteht, indem Papierdokumente mit Barcodes versehen, gescannt, in die elektronische Umgebung überführt, indexiert und berechtigungsbasiert zugänglich gemacht werden. Das physische Archiv bleibt geordnet, und Informationen sind in Sekunden verfügbar.

Was ist der Unterschied zwischen dem digitalen Archiv und dem Digitalen Archivmanagementsystem?

Das digitale Archiv ist die Dienstleistung des Scannens, Indexierens und Überführens der Dokumente. Das Digitale Archivmanagementsystem ist dagegen die Software, in der diese Datensätze gespeichert, durchsucht und berechtigungsbasiert geteilt werden. Wir richten beides gemeinsam ein.

Was ist vor dem Umstieg auf ein digitales Archiv zu tun?

Zunächst werden durch eine Machbarkeitsstudie und Inventarisierung die Dokumentarten und Aufbewahrungsfristen festgelegt; anschließend werden die Dokumente mit Barcodes versehen, gescannt und indexiert.

Können wir die Papieroriginale nach dem Aufbau des digitalen Archivs vernichten?

Dokumente, deren Original rechtlich aufbewahrt werden muss, werden weiterhin aufbewahrt; das digitale Archiv ermöglicht einen schnellen und schonenden Zugriff darauf. Interne Korrespondenz ohne gesetzliche Aufbewahrungspflicht kann nach der digitalen Übertragung auf Wunsch vernichtet werden.

Das zur Vernichtung vorgesehene Material wird aufgelistet und dem Vernichtungsausschuss Ihrer Einrichtung zur Genehmigung vorgelegt.

Weitere Leistungen

Die weiteren Ebenen Ihres Archivs.

Nächster Schritt

Lassen Sie uns über Ihr Archiv sprechen.

Wenn Sie nicht sicher sind, mit welcher Leistung Sie beginnen sollen, starten wir im Erstgespräch mit einer Machbarkeitsstudie.

  1. 01

    Formular ausfüllen

    Ihre Einrichtung, das ungefähre Volumen und Ihr Bedarf.

  2. 02

    Prüfung vor Ort

    Wir sehen uns Ihr Depot an und legen den Umfang gemeinsam fest.

  3. 03

    Fahrplan

    Wir legen Ihnen einen schriftlichen Vorschlag zu Dauer und Budget vor.

Bewertungsformular öffnen

Kostenloses Erstgespräch

Lassen Sie uns Ihr Archiv gemeinsam bewerten.