Digitales Archiv- Managementsystem.

Ein digitales Archiv entsteht, indem Papierdokumente mit Barcodes versehen, gescannt, in die elektronische Umgebung überführt, indexiert und berechtigungsbasiert zugänglich gemacht werden. Das physische Archiv bleibt geordnet, und Informationen sind in Sekunden verfügbar.

Das digitale Archiv ist die Dienstleistung des Scannens, Indexierens und Überführens der Dokumente. Das Digitale Archivmanagementsystem ist dagegen die Software, in der diese Datensätze gespeichert, durchsucht und berechtigungsbasiert geteilt werden. Wir richten beides gemeinsam ein.

Zunächst werden durch eine Machbarkeitsstudie und Inventarisierung die Dokumentarten und Aufbewahrungsfristen festgelegt; anschließend werden die Dokumente mit Barcodes versehen, gescannt und indexiert.

Mehrere Nutzer können dieselben Datensätze gleichzeitig einsehen. Jeder Nutzer sieht nur die Dokumente, für die er berechtigt ist; da Ausleihe und Rückgabe über das System verfolgt werden, ist jederzeit bekannt, wer ein Dokument gerade hat.

Ja. Installation der Software, Anwenderschulung und der spätere Support kommen aus demselben Team. Scanner, Server, Backup-Einheit und Barcode-Hardware lassen sich ebenfalls in einem einzigen Angebot bündeln.