Software

Dokumentenarchiv Managementsoftware.

Der digitale Steckbrief Ihres Papierarchivs: Wo jede Akte liegt, wer sie hat und wann sie vernichtet wird – auf einem Bildschirm.

UmfangGedruckte Dokumente + digitale Kopie
DatenbankSQL Server · Oracle
IdentitätActive Directory

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Kurz erklärt

Was ist eine Dokumentenarchiv-Managementsoftware?

Es handelt sich um eine webbasierte Software, in der gedruckte Dokumente und Akten erfasst, ihr physischer Standort (Raum, Regal, Karton) nachverfolgt, Ausleihe und Rückgabe verwaltet und abgelaufene Dokumente nach Ende der Aufbewahrungsfrist zur Vernichtung vorgemerkt werden. Gescannte Kopien lassen sich mit dem Datensatz verknüpfen; die eigentliche Aufgabe der Software ist es jedoch, das Papierarchiv geordnet, nachvollziehbar und prüfungsbereit zu halten.

Problem

Die fünf häufigsten Probleme im Papierarchiv

Das Dokument existiert, ist aber nicht auffindbar

Ein Registerbuch oder eine Excel-Liste verrät nicht, in welchem Raum und auf welchem Regal ein Dokument liegt. In der Software werden Stammdaten und Standort jeder Akte gemeinsam geführt.

Unklar, wer die Akte hat

Wird eine ausgeliehene Akte nicht zurückgegeben, beginnt die Suche. Wer sie wann entnommen hat und bis wann sie zurückgegeben werden muss: alles ist erfasst.

Unklar, wann vernichtet werden darf

Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, belegen entweder jahrelang Platz oder werden zu früh entsorgt. Das Vernichtungsmodul bindet die Frist ins System ein.

Jede Abteilung nach eigener Ordnung

Legen die Abteilungen unterschiedlich ab, entsteht kein einheitliches Institutionsarchiv. Ein standardisierter Aktenplan schafft eine einzige Ordnung.

Zugriffe sind nicht nachvollziehbar

Mit rollenbasierter Berechtigung sieht jeder Benutzer nur die Datensätze, für die er berechtigt ist.

Stammdaten, Aktenplan und Standort

Das Rückgrat des Archivs

Jedes Dokument wird mit Stammdaten erfasst und seinem Platz im standardisierten Aktenplan zugeordnet. Der physische Standort steht im selben Datensatz; so wird ein am Bildschirm gefundenes Dokument auch im Regal gefunden.

Definition und Verwaltung des standardisierten Aktenplans im System
Dokumentenstammdaten und physischer Standort in einem Datensatz
Eigene Masken für Abteilungs- und Institutionsarchive
Parametrische Struktur: Felder und Listen werden an Ihre Institution angepasst

Nummerierte und beschriftete Archivkartons in Regalen

Ausleihe, Rückgabe und Vernichtungszyklus

Der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments

Verlässt ein Dokument das Archiv, wird erfasst, wer es hat und wann es zurückgegeben werden muss. Läuft die Aufbewahrungsfrist ab, gelangt es auf die Vernichtungsliste, und der Vorgang wird lückenlos protokolliert.

Ausleihmodul: wer wann entnommen hat, Rückgabedatum
Vernichtungsmodul: Berichte über Dokumente mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist
Digitaler Zugriff, der den physischen Verschleiß von Dokumenten verringert
Abfrage über eine zentrale Stelle, die Zeit- und Platzverlust vermeidet

Aufgaben, Berechtigungen und Mitteilungen

Teamarbeit

Archivarbeit ist Teamarbeit. Über die Aufgabenzuweisung erhalten Benutzer ihre Aufträge, die Berechtigungsstruktur legt fest, wer was sehen und ändern darf, und über den Mitteilungsbereich wird das Team informiert.

Zuweisung von Aufgaben an Benutzer
Flexible, rollenbasierte Berechtigungen
Veröffentlichung von Neuigkeiten und Mitteilungen im System
Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Benutzer auf die Datensätze

Infrastruktur

Technische Infrastruktur und Integration

Webbasiert

Läuft im Browser; eine separate Installation auf jedem Rechner ist nicht nötig. Die Oberflächen sind HTML5-kompatibel und für mobile Geräte optimiert.

Datenbankoption

Läuft auf SQL Server oder Oracle; die Software passt sich der vorhandenen Datenbankinfrastruktur Ihrer Institution an.

Active Directory

Benutzer melden sich mit dem Institutionskonto an; eine separate Passwortverwaltung ist nicht nötig.

Parametrische Struktur

Felder, Listen und Masken werden per Konfiguration statt per Programmierung an Ihre Institution angepasst.

Einführung

Wie wird die Software in Ihrer Institution eingeführt?

Aktenplan und Bestandsaufnahme

Der in Ihrer Institution angewandte Aktenplan, die Abteilungen und die Dokumentarten werden erfasst.

Struktur und Berechtigungen

Abteilungen, Benutzer, Rollen und Aufbewahrungsfristen werden im System hinterlegt.

Aufbereitung der Datensätze

Vorhandene Bestandslisten werden bereinigt; falls nötig, werden Dokumente mit Barcodes versehen und gescannt.

Pilotabteilung

Man beginnt mit einer Abteilung; Masken und Abläufe werden in der Praxis erprobt.

Roll-out und Schulung

Weitere Abteilungen werden hinzugefügt, Benutzer geschult und der Support beginnt.

Einsatzbereiche

Für wen ist die Software geeignet?

Behörden und Kommunalverwaltungen

Ordnet den offiziellen Schriftverkehr nach dem standardisierten Aktenplan und wickelt Vernichtungsprozesse protokolliert ab.

Universitäten

Bietet rollenbasierten Zugriff auf Studierendenakten, akademische Dokumente und Verwaltungsschriftverkehr.

Banken und Finanzinstitute

Ordnet hohes Dokumentenaufkommen und liefert bei Prüfungen schnell den gewünschten Datensatz.

Archiv- und Bibliotheksdirektionen

Macht Ausleihe, Rückgabe und Dokumentenstandort in einem System nachvollziehbar.

Fragen Sie sich vor dem Kauf

Kurze Entscheidungsliste

Liegen die Antworten auf die folgenden Fragen vor, bevor Sie ein Angebot einholen, lassen sich Einführungsdauer und Umfang deutlich genauer bestimmen.

Welchen Aktenplan wendet Ihre Institution an, und nutzen alle Abteilungen denselben Plan?
Wie viele Abteilungen, wie viele Benutzer und etwa wie viele Akten sollen erfasst werden?
Ist die vorhandene Datenbank SQL Server oder Oracle?
Sollen sich die Benutzer über Active Directory anmelden?
Sind die Dokumente mit Barcodes versehen, oder ist zuerst eine physische Ordnung nötig?
Wird eine digitale Kopie (Scan) benötigt, oder soll nur das gedruckte Archiv verwaltet werden?

Physische Archivierung und Barcodierung

Häufige Fragen

Häufig gestellte Fragen.

Sind Dokumentenarchiv-Managementsoftware und Digitalarchiv dasselbe?

Nein. Das Digitalarchiv ist die Dienstleistung, Dokumente zu scannen und zu indexieren. Die Dokumentenarchiv-Managementsoftware dagegen verwaltet Erfassung, Standort, Ausleihe und Rückgabe sowie Vernichtung des gedruckten Archivs; gescannte Kopien lassen sich mit diesem Datensatz verknüpfen. Beides kann gemeinsam eingeführt werden.

Unser Papierarchiv ist sehr unübersichtlich. Was sollten wir zuerst tun?

Zuerst wird eine Bestandsaufnahme erstellt: welche Dokumentart, in welcher Abteilung, in welcher Menge. Anschließend werden Aufbewahrungsfristen und Aktenplan festgelegt; die Software wird auf dieser Ordnung aufgebaut. Ein ungeordnetes Archiv unverändert ins System zu übernehmen, vergrößert das Problem.

Wie läuft die Vernichtung in der Software ab?

Für jede Dokumentart wird eine Aufbewahrungsfrist definiert. Dokumente mit abgelaufener Frist werden gemeldet und auf die Vernichtungsliste gesetzt. Da Entscheidung und Vorgang protokolliert werden, sind sie später prüfbar.

Lässt sich die Software an unsere vorhandene Identitätsstruktur anbinden?

Ja. Eine Active-Directory-Integration ist vorhanden; Benutzer melden sich mit ihrem Institutionskonto an, Berechtigungen werden über Rollen festgelegt.

Können wir nur mit bestimmten Abteilungen beginnen?

Ja. Dank eigener Masken für Abteilungs- und Institutionsarchive kann man zunächst mit einer Abteilung starten und andere später hinzufügen.

Erhalten wir Installation, Schulung und Support ebenfalls von Ihnen?

Ja. Installation, Benutzerschulung und späterer Support kommen vom selben Team. Hardwarebedarf wie Barcodes, Scanner und Server kann im selben Angebot gebündelt werden.

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