Yazılım

Doküman arşiv yönetim yazılımı.

Kâğıt arşivin dijital künyesi: her dosyanın nerede durduğu, kimde olduğu ve ne zaman imha edileceği tek ekranda.

KapsamBasılı belge + dijital kopya
VeritabanıSQL Server · Oracle
KimlikActive Directory

Kısaca

Doküman arşiv yönetim yazılımı nedir?

Basılı belge ve dosyaların kayıt altına alındığı, fiziksel konumunun (oda, raf, kutu) izlendiği, ödünç verilip geri alındığı ve saklama süresi dolunca imhaya alındığı web tabanlı bir yazılımdır. Taranan kopyalar kayda bağlanabilir; ancak yazılımın asıl işi kâğıt arşivi düzenli, izlenebilir ve denetime hazır tutmaktır.

Sorun

Kâğıt arşivde en sık yaşanan beş sorun

Belge var ama bulunamıyor

Kayıt defteri ya da Excel listesi, belgenin hangi odada, hangi rafta olduğunu söylemez. Yazılımda her dosyanın künyesi ve konumu birlikte tutulur.

Kimde olduğu belli değil

Ödünç verilen dosya geri dönmeyince arama başlar. Kim, ne zaman aldı, iade tarihi ne: hepsi kayıtlıdır.

Ne zaman atılacağı bilinmiyor

Saklama süresi dolan belge ya yıllarca yer kaplar ya da süresinden önce atılır. İmha modülü süreyi sisteme bağlar.

Her birim kendi düzeninde

Birimler farklı klasörleme yaptığında kurum arşivi birleşmez. Standart dosya planı tek bir düzen dayatır.

Kim neye eriştiği görünmüyor

Rol bazlı yetkilendirmeyle her kullanıcı yalnızca kendi yetkisindeki kayıtları görür.

Künye, dosya planı ve konum

Arşivin omurgası

Her belge bir künyeyle kaydedilir ve standart dosya planındaki yerine bağlanır. Fiziksel konum aynı kayıtta durur; böylece ekranda bulunan belge raftan da bulunur.

Standart dosya planının sisteme tanımlanması ve yönetimi
Belge künyesi ve fiziksel konum bilgisinin tek kayıtta tutulması
Birim ve kurum arşivlerine özel ekranlar
Parametrik yapı: alanlar ve listeler kuruma göre ayarlanır

Raflarda numaralı ve etiketli arşiv kutuları

Ödünç-iade ve imha döngüsü

Belgenin tüm ömrü

Belge arşivden çıktığında kimde olduğu, ne zaman iade edileceği kaydedilir. Saklama süresi dolduğunda belge imha listesine düşer ve süreç kayıtlı ilerler.

Ödünç takip modülü: kim, ne zaman aldı, iade tarihi
İmha modülü: saklama süresi dolan belgelerin raporlanması
Belgenin fiziksel yıpranmasını azaltan dijital erişim
Zaman ve yer kaybını önleyen tek noktadan sorgulama

Görev, yetki ve duyuru

Ekip çalışması

Arşiv işi birden fazla kişinin işidir. Görev atamasıyla iş kullanıcıya verilir, yetki yapısıyla kim neyi görebilir ve değiştirebilir belirlenir, duyuru alanıyla ekip bilgilendirilir.

Kullanıcılara görev atanması
Esnek, rol bazlı yetkilendirme
Sistem içinde haber ve duyuru yayını
Birden fazla kullanıcının aynı anda kayıtlara erişimi

Arşiv dosyalarıyla dolu dar raf koridoru

Altyapı

Teknik altyapı ve entegrasyon

Web tabanlı

Tarayıcıdan çalışır; her bilgisayara ayrı kurulum gerekmez. Ekranlar HTML5 uyumlu ve mobil cihazlara duyarlıdır.

Veritabanı seçeneği

SQL Server veya Oracle üzerinde çalışır; kurumun mevcut veritabanı altyapısına uyum sağlanır.

Active Directory

Kullanıcılar kurum hesabıyla girer; ayrı parola yönetimi gerekmez.

Parametrik yapı

Alanlar, listeler ve ekranlar kodlama yerine ayarlarla kuruma uyarlanır.

Kurulum

Kurumunuzda nasıl devreye alınır?

Dosya planı ve envanter

Kurumun uyguladığı dosya planı, birimler ve belge türleri çıkarılır.

Yapı ve yetki tanımı

Birimler, kullanıcılar, roller ve saklama süreleri sisteme girilir.

Kayıtların hazırlanması

Mevcut kayıt listeleri düzenlenir; gerekiyorsa belgeler barkodlanır ve taranır.

Pilot birim

Bir birimle başlanır, ekranlar ve akışlar sahada denenir.

Yaygınlaştırma ve eğitim

Diğer birimler eklenir, kullanıcılar eğitilir, destek süreci başlar.

Kullanım alanları

Kimler için uygun?

Kamu kurumları ve belediyeler

Resmî yazışmaları standart dosya planına göre düzenler, imha süreçlerini kayıtlı yürütür.

Üniversiteler

Öğrenci dosyaları, akademik belgeler ve idari yazışmalar için rol bazlı erişim sağlar.

Banka ve finans kuruluşları

Yoğun evrak trafiğini düzenler, denetimde istenen kaydı hızla çıkarır.

Arşiv ve kütüphane müdürlükleri

Ödünç-iade ve belge konumunu tek sistemden izlenebilir kılar.

Satın almadan önce kendinize sorun

Kısa karar listesi

Teklif almadan önce aşağıdaki soruların yanıtı hazırsa kurulum süresi ve kapsamı çok daha net belirlenir.

Kurumunuz hangi dosya planını uyguluyor, birimlerin hepsi aynı planı kullanıyor mu?
Kaç birim, kaç kullanıcı ve yaklaşık kaç dosya kaydedilecek?
Mevcut veritabanı SQL Server mı, Oracle mı?
Kullanıcılar Active Directory ile mi girecek?
Belgeler barkodlu mu, yoksa önce fiziksel düzenleme gerekiyor mu?
Dijital kopya (tarama) gerekiyor mu, yoksa yalnızca basılı arşiv mi yönetilecek?

Fiziksel arşivleme ve barkodlama

Sık sorulanlar

Sık sorulan sorular.

Doküman arşiv yönetim yazılımı ile dijital arşiv aynı şey mi?

Hayır. Dijital arşiv, belgelerin taranıp indekslenmesi hizmetidir. Doküman arşiv yönetim yazılımı ise basılı arşivin kaydını, konumunu, ödünç-iadesini ve imhasını yöneten sistemdir; taranan kopyalar bu kayda bağlanabilir. İkisi birlikte kurulabilir.

Kâğıt arşivimiz çok dağınık, önce ne yapmalıyız?

Önce envanter çıkarılır: hangi belge türü, hangi birimde, ne kadar. Ardından saklama süreleri ve dosya planı belirlenir; yazılım bu düzenin üzerine kurulur. Düzensiz arşivi yazılıma olduğu gibi aktarmak sorunu büyütür.

İmha süreci yazılımda nasıl işler?

Her belge türü için saklama süresi tanımlanır. Süresi dolan belgeler raporlanır ve imha listesine alınır. Karar ve işlem kayıtlı olduğundan sonradan denetlenebilir.

Mevcut kimlik yapımıza bağlanır mı?

Evet. Active Directory entegrasyonu vardır; kullanıcılar kurum hesaplarıyla girer, yetkiler rollerle belirlenir.

Sadece belirli birimlerle başlayabilir miyiz?

Evet. Birim ve kurum arşivlerine özel ekranlar sayesinde önce bir birimle başlanıp diğerleri sonradan eklenebilir.

Kurulum, eğitim ve destek de sizden mi alınır?

Evet. Kurulum, kullanıcı eğitimi ve sonraki destek aynı ekipçe verilir. Barkod, tarayıcı ve sunucu gibi donanım ihtiyacı aynı teklifte toplanabilir.

Yazılım ürünlerimiz

Diğer yazılımlarımız.