Logiciel

Logiciel de gestion des actifs de l’organisation.

Quel bien se trouve où, chez qui, dans quel état : l’inventaire se termine en heures plutôt qu’en semaines et le registre des affectations reste à jour de lui-même.

IdentificationÉtiquette RFID
InventaireMobile, sans contact
MatérielTerminal portable · imprimante d’étiquettes

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En bref

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des actifs de l’organisation ?

C’est un logiciel web qui suit depuis un point central le cycle de vie des équipements, du matériel et des biens mobiliers, de l’achat jusqu’à la cession. Chaque bien est identifié par une étiquette ; son emplacement, son détenteur, son historique de maintenance et de transfert sont enregistrés. L’inventaire se fait sans contact avec un terminal portable RFID.

Problème

Pourquoi le suivi des actifs sur une liste Excel devient-il difficile ?

L’inventaire dure des semaines

Les biens sont pointés un à un à la main ; en fin d’année, tous les services sont paralysés.

On ne sait pas qui détient quoi

Le matériel passe d’un service à l’autre mais la liste n’est pas mise à jour. Sans enregistrement de transfert, il n’y a pas de responsabilité.

Bien perdu, enregistrement introuvable

Lors d’un audit, les biens qui figurent sur la liste mais pas sur le terrain (ou l’inverse) font perdre des heures.

Maintenance et renouvellement sans planification

Sans réponse à la question de l’âge de chaque appareil et du nombre de ses pannes, les investissements se décident au jugé.

Coûts et risques invisibles

Le coût d’un bien, son risque et son processus de cession ne sont pas suivis au même endroit.

Étiquetage et inventaire

Vérification rapide sur le terrain

Les biens sont identifiés par une étiquette RFID. Lors de l’inventaire, on parcourt les pièces avec le terminal portable ; les étiquettes sont lues sans contact et comparées à l’enregistrement du système. L’inventaire mobile est pris en charge par une application Android.

Étiquetage RFID ; conception et impression des étiquettes
Inventaire mobile sans contact
Prise en charge d’une application mobile Android
Rapports sur l’état de l’inventaire

Boîtes d’archives numérotées et étiquetées sur des étagères

Affectation et transfert

Traçabilité des responsabilités

Le passage d’un bien d’une personne ou d’un service à un autre est enregistré avec la date, le responsable et le motif. L’historique du bien reste ainsi toujours traçable.

Suivi des affectations et des emplacements
Transfert de biens et enregistrement de cession
Suivi du processus
Journalisation détaillée : qui a fait quoi et quand

Long couloir d’archives rempli de dossiers

Notifications, rapports et planification

Des données pour décider

Les événements tels que l’échéance de maintenance, la validation d’un transfert ou une situation anormale sont transmis par e-mail et SMS aux personnes concernées. Les enregistrements accumulés alimentent la planification des coûts, des risques et des investissements.

Notifications par e-mail et SMS
Rapports illimités
Gestion des coûts et des risques, analyse
Planification des investissements et cession des biens

Dépôt d’archives d’entreprise rempli de boîtes de dossiers

Infrastructure

Matériel et infrastructure

Terminal portable RFID

Appareil portable qui effectue l’inventaire et la lecture des étiquettes sur le terrain.

Imprimante d’étiquettes et étiquettes

Conception et impression des étiquettes ; choix de l’étiquette adaptée au type de bien.

Application web, .NET Core

Fonctionne dans le navigateur ; les écrans sont adaptés au mobile et l’interface s’ajuste à l’organisation.

LDAP · Active Directory · services web

Connexion avec le compte de l’organisation, gestion dynamique des droits et intégration avec d’autres systèmes.

Installation

Comment la gestion des actifs est-elle mise en place ?

Classification des biens

On détermine quels types de biens seront suivis et quels champs seront conservés.

Premier inventaire

Les listes existantes sont importées dans le système et vérifiées sur le terrain.

Étiquetage

Les étiquettes RFID sont imprimées, apposées sur les biens et associées aux enregistrements.

Flux d’affectation et de droits

Qui prend en charge quel bien, qui valide : le flux de travail est défini.

Premier inventaire et formation

Le premier inventaire est réalisé avec le terminal ; les utilisateurs sont formés sur le terrain.

Domaines d’utilisation

Quelles organisations l’utilisent ?

Administrations publiques et municipalités

Les registres de biens mobiliers et l’inventaire des équipements sont tenus dans un système central ; l’inventaire et le contrôle s’accélèrent.

Universités et campus

L’affectation et la localisation des équipements de laboratoire, de bureau et de formation se suivent dans un seul système.

Sites industriels et de production

Machines et équipements sont suivis par RFID ; maintenance et renouvellement sont planifiés.

Établissements de santé

L’emplacement et l’historique de maintenance des dispositifs médicaux sont visibles de façon centralisée.

RFID ou code-barres ?

Guide de choix des étiquettes

La RFID n’est pas forcément nécessaire pour chaque bien. Au moment de décider, les points suivants font la différence.

Si la vitesse d’inventaire est la priorité, la RFID convient : il n’est pas nécessaire de voir chaque étiquette, la lecture se fait en balayant la pièce.
Lorsque l’étiquette est apposée sur une surface métallique ou contenant du liquide, la performance de lecture peut diminuer ; ces biens exigent un choix d’étiquette spécifique.
Pour des biens nombreux et de faible valeur, le coût d’une étiquette code-barres est inférieur à celui de la RFID ; une solution mixte est également possible.
Le nombre de biens, de sites et d’utilisateurs détermine le nombre de terminaux et d’étiquettes.
À quelle fréquence l’inventaire sera-t-il réalisé : annuelle, trimestrielle, continue ?
Un échange de données avec le système comptable, l’ERP ou le système d’enregistrement des biens mobiliers existant est-il nécessaire ?

Codes-barres et organisation physique

Questions fréquentes

Questions fréquentes.

Que couvre un système de gestion des actifs de l’organisation ?

L’ensemble du cycle de vie du bien : classification, inventaire, suivi des emplacements et des affectations, gestion des coûts et des risques, planification des investissements, analyse, jusqu’à la cession.

Comment fonctionne l’étiquetage RFID ?

Une étiquette unique est attribuée à chaque bien. Lors des lectures au terminal portable, l’étiquette est lue sans contact ; l’emplacement et l’état du bien sont mis à jour.

Dans quelle mesure l’inventaire est-il accéléré ?

La durée varie selon le nombre de biens, le type d’étiquette et le lieu. La lecture sans contact supprime la nécessité de voir chaque bien un à un et raccourcit nettement l’inventaire ; la durée exacte est estimée après l’étude préalable.

Quelles notifications sont envoyées ?

Les événements tels que l’échéance de maintenance, la validation d’un transfert ou une situation anormale sont transmis par e-mail et SMS aux personnes concernées.

Comment les changements d’affectation et de transfert sont-ils enregistrés ?

Le transfert est journalisé avec la date, le responsable et le motif ; tout l’historique du bien peut être consulté.

Pouvons-nous aussi acheter le matériel chez vous ?

Le logiciel fonctionne avec des terminaux portables RFID et des imprimantes d’étiquettes ; la conception et l’impression des étiquettes font aussi partie du service. Les besoins en matériel peuvent être regroupés dans le même devis que le logiciel.

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