Logiciel

Logiciel d’annuaire des personnes et organisations.

À la place de carnets d’adresses éparpillés, un seul annuaire d’organisation visible selon les droits ; l’annonce part aussi du même écran.

FichesPersonnes + organisations
CommunicationE-mails et SMS groupés
ProtectionRôles de confidentialité

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En bref

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de l’annuaire des personnes et organisations ?

C’est un logiciel web dans lequel l’organisation réunit en un seul annuaire numérique les informations des personnes et organisations avec lesquelles elle est en relation, les enrichit de champs propres à l’organisation, limite par des rôles l’accès aux informations sensibles et envoie depuis le même écran des e-mails et des SMS groupés aux groupes choisis. Ce n’est pas un entonnoir de suivi des ventes (CRM), mais un annuaire institutionnel et un outil de communication.

Problème

Pourquoi l’annuaire reste-t-il toujours éparpillé ?

Chacun a son propre carnet

Les coordonnées se trouvent dans les téléphones des employés, leurs boîtes mail et les fichiers de leur bureau ; quand l’employé part, l’information part avec lui.

La même personne à cinq endroits, sous cinq formes

La mise à jour n’est faite que dans une copie, les autres deviennent obsolètes.

L’annonce groupée est fastidieuse

Pour une invitation ou une annonce, les listes sont fusionnées à la main et l’envoi ne laisse aucune trace.

Informations sensibles ouvertes à tous

Certains enregistrements ne devraient être vus que par certaines personnes ; dans un fichier partagé, c’est impossible.

Impossible de conserver des informations propres à l’organisation

Un carnet d’adresses se limite au nom et au téléphone ; les champs institutionnels comme la date d’adhésion ou le service responsable n’y trouvent pas leur place.

Annuaire centralisé

Un seul enregistrement, une seule vérité

Personnes et organisations sont conservées en un seul endroit. La mise à jour se fait une fois, et chacun voit l’enregistrement à jour.

Gestion des fiches de personnes et d’organisations dans un seul annuaire
Champs personnalisables : des informations propres à l’organisation, au-delà du nom, du téléphone et de l’e-mail
Fusion des listes dispersées en une source unique

Entretien de conseil en archivage et en informatique

Rôles de confidentialité

Que voie celui qui doit voir

Des rôles sont attribués aux utilisateurs et aux groupes ; les champs sensibles ne sont ouverts qu’aux personnes autorisées. Même utilisé par de nombreuses personnes, l’annuaire garde les données personnelles sous contrôle.

Définition des rôles par utilisateur et par groupe
Accès aux informations sensibles réservé aux personnes autorisées
Compte d’organisation via LDAP et Active Directory
Gestion dynamique des droits

Équipe examinant des documents autour d’une table de réunion

E-mails et SMS groupés

Envoi depuis le même écran

On sélectionne une personne ou un groupe dans l’annuaire, on rédige le message et on l’envoie par e-mail ou par SMS. L’historique des envois reste enregistré dans le système.

E-mail en une seule fois aux personnes ou groupes sélectionnés
SMS groupés selon le même flux
Historique des envois
Écran commun pour invitations, annonces et rappels

Deux personnes examinant un document sur une tablette

Infrastructure

Infrastructure technique

Application web, .NET Core

Fonctionne dans le navigateur ; interface souple et adaptée au mobile.

LDAP · Active Directory

Connexion avec le compte de l’organisation.

Prise en charge des services web

Pour partager les données de l’annuaire avec d’autres logiciels de l’organisation.

Personnalisation technologique

La structure des champs et des écrans est adaptée au besoin.

Installation

Comment l’annuaire est-il mis en place ?

Collecte des enregistrements existants

Les listes dispersées, carnets d’adresses de messagerie et fichiers Excel sont rassemblés.

Conception des champs et des rôles

On détermine quelles informations seront conservées et quel champ sera ouvert à qui.

Nettoyage et import

Les doublons sont fusionnés et les enregistrements propres sont importés dans le système.

Règles d’envoi

Les droits d’envoi d’e-mails et de SMS, le circuit de validation et les canaux d’envoi sont définis.

Formation

L’équipe qui utilisera l’annuaire est formée aux écrans de recherche, de regroupement et d’envoi.

Domaines d’utilisation

Quels services l’utilisent ?

Communication institutionnelle et relations publiques

Transmet annonces, invitations et informations à un grand nombre de personnes.

Ressources humaines et affaires administratives

Conserve les coordonnées des employés et des parties prenantes et en restreint l’accès.

Administrations publiques et municipalités

Gère l’annuaire des parties prenantes et diffuse rapidement les annonces officielles.

Associations et structures d’adhésion

Met à jour les informations des membres ; envoie des rappels d’événements et de cotisations.

Note juridique avant toute communication de masse

KVKK et consentement aux messages

L’annuaire contient des données personnelles et l’envoi de messages en masse est soumis à la réglementation. Les points suivants doivent être clarifiés avant l’installation.

La base légale du traitement des données personnelles de l’annuaire et leur durée de conservation sont-elles déterminées (KVKK, loi turque sur la protection des données personnelles) ?
Si les messages à envoyer sont de nature commerciale, le consentement des destinataires a-t-il été recueilli dans le cadre du Système de gestion des messages commerciaux (İYS) ? Les messages d’information aux membres ou administratifs peuvent être appréciés différemment ; consultez votre service juridique sur cette distinction.
Quels champs sont sensibles et fermés à quels rôles ?
Quel compte et quelle infrastructure d’opérateur seront utilisés pour l’envoi de SMS et d’e-mails ?
Combien d’enregistrements compte l’annuaire, et combien sont des doublons ?
Les coordonnées seront-elles partagées avec d’autres logiciels de l’organisation ?

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Rayonnages d’archives remplis de classeurs et de boîtes

Questions fréquentes

Questions fréquentes.

Ce logiciel est-il un CRM ?

Il gère les fiches de personnes et d’organisations et permet la communication de masse ; il ne se concentre pas sur les fonctions commerciales d’un CRM, comme le suivi des opportunités, des offres et de l’entonnoir de vente. Si votre besoin est un annuaire institutionnel et l’information en masse, c’est le bon outil.

À quoi servent les champs personnalisables ?

On définit des informations propres à l’organisation en plus du nom, du téléphone et de l’e-mail (date d’adhésion, service responsable, type de titre, etc.) ; l’annuaire s’adapte ainsi au langage propre de l’organisation.

Comment envoie-t-on des SMS et des e-mails groupés ?

On sélectionne une personne ou un groupe dans l’annuaire, on rédige le message et on l’envoie par e-mail ou par SMS. L’historique des envois reste enregistré dans le système.

Comment les rôles de confidentialité s’appliquent-ils ?

Des rôles sont attribués aux utilisateurs et aux groupes ; seules les personnes autorisées accèdent aux champs sensibles.

À qui incombe la responsabilité au titre de la KVKK et du consentement aux messages ?

Le traitement licite des données de l’annuaire et le consentement du destinataire pour les messages commerciaux relèvent de la responsabilité de l’organisation. Le logiciel facilite la gestion de cette responsabilité en assurant un accès par rôle et un enregistrement des envois.

Peut-il se connecter à notre annuaire d’utilisateurs existant ?

Oui. Il intègre LDAP et Active Directory.

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