Software

Personen- und Organisationsverzeichnis-Software.

Statt verstreuter Adressbücher ein einziges Institutionsverzeichnis, das je nach Berechtigung sichtbar ist; auch Mitteilungen gehen vom selben Bildschirm aus.

DatensatzPersonen + Organisationen
KommunikationMassen-E-Mail · SMS
SchutzVertraulichkeitsrollen

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Kurz erklärt

Was ist eine Verzeichnis-Managementsoftware für Personen und Organisationen?

Eine webbasierte Software, in der eine Institution die Daten der Personen und Organisationen, mit denen sie zu tun hat, in einem digitalen Verzeichnis bündelt, mit institutionsspezifischen Feldern anreichert, den Zugriff auf sensible Informationen über Rollen beschränkt und vom selben Bildschirm aus Massen-E-Mails und -SMS an ausgewählte Gruppen versendet. Sie ist kein Vertriebstrichter (CRM), sondern ein institutionelles Verzeichnis- und Kommunikationswerkzeug.

Problem

Warum bleibt das Verzeichnis immer verstreut?

Jeder hat sein eigenes Buch

Personendaten liegen auf den Telefonen der Mitarbeitenden, in E-Mail-Postfächern und in Dateien auf dem Desktop; verlässt ein Mitarbeiter die Institution, gehen die Informationen mit.

Dieselbe Person an fünf Stellen in fünf Formen

Aktualisiert wird nur eine Kopie, die anderen veralten.

Massenmitteilungen sind mühsam

Für Einladungen oder Mitteilungen werden Listen von Hand zusammengeführt; es bleibt keine Versandspur.

Sensible Informationen sind für alle offen

Manche Einträge sollten nur bestimmte Personen sehen; in einer geteilten Datei ist das nicht möglich.

Institutionsspezifische Informationen lassen sich nicht führen

Das Adressbuch beschränkt sich auf Name und Telefon; institutionelle Felder wie Mitgliedsdatum oder zuständige Abteilung finden keinen Platz.

Zentrales Verzeichnis

Ein Datensatz, eine Wahrheit

Personen und Organisationen werden an einer Stelle geführt. Aktualisiert wird einmal, und alle sehen den aktuellen Datensatz.

Verwaltung der Personen- und Organisationsdaten in einem Verzeichnis
Anpassbare Felder: institutionsspezifische Informationen über Name, Telefon und E-Mail hinaus
Zusammenführung verstreuter Listen in einer einzigen Quelle

Vertraulichkeitsrollen

Nur wer sehen soll, sieht

Benutzern und Gruppen werden Rollen zugewiesen; sensible Felder werden nur Berechtigten geöffnet. Auch wenn viele Personen das Verzeichnis nutzen, bleiben die personenbezogenen Daten unter Kontrolle.

Rollendefinition nach Benutzern und Gruppen
Zugriff auf sensible Informationen nur für Berechtigte
Institutionskonto über LDAP und Active Directory
Dynamische Berechtigungen

Team prüft Unterlagen am Besprechungstisch

Massen-E-Mail und SMS

Versand vom selben Bildschirm

Aus dem Verzeichnis werden Personen oder Gruppen ausgewählt, die Nachricht wird verfasst und als E-Mail oder SMS versendet. Der Versandverlauf bleibt im System gespeichert.

E-Mail an ausgewählte Personen oder Gruppen in einem Zug
Massen-SMS im selben Ablauf
Aufzeichnung des Versandverlaufs
Gemeinsame Maske für Einladung, Mitteilung und Erinnerung

Zwei Personen betrachten Dokumente auf einem Tablet

Infrastruktur

Technische Infrastruktur

Webbasiert, .NET Core

Läuft im Browser; mobilfähige, flexible Oberfläche.

LDAP · Active Directory

Anmeldung mit dem Institutionskonto.

Webservice-Unterstützung

Für den Austausch von Verzeichnisdaten mit anderer Institutionssoftware.

Technologische Anpassung

Felder und Maskenstruktur werden nach Bedarf angepasst.

Einführung

Wie wird das Verzeichnis eingerichtet?

Erfassung vorhandener Datensätze

Verstreute Listen, E-Mail-Adressbücher und Excel-Dateien werden gesammelt.

Entwurf der Felder und Rollen

Festgelegt wird, welche Informationen geführt werden und welche Felder für wen sichtbar sind.

Bereinigung und Übernahme

Doppelte Datensätze werden zusammengeführt, bereinigte Datensätze ins System übernommen.

Versandregeln

Versandberechtigung für E-Mail und SMS, Freigabeablauf und Versandkanäle werden festgelegt.

Schulung

Das Team, das das Verzeichnis nutzt, wird an den Masken für Suche, Gruppierung und Versand geschult.

Einsatzbereiche

Welche Abteilungen nutzen es?

Unternehmenskommunikation und Öffentlichkeitsarbeit

Übermittelt Mitteilungen, Einladungen und Informationen an viele Personen.

Personal und Verwaltung

Führt Kontaktdaten von Mitarbeitenden und Stakeholdern und beschränkt den Zugriff.

Behörden und Kommunalverwaltungen

Verwaltet das Stakeholder-Verzeichnis und übermittelt offizielle Mitteilungen schnell.

Vereine und Mitgliederstrukturen

Aktualisiert Mitgliederdaten; versendet Veranstaltungs- und Beitragserinnerungen.

Rechtlicher Hinweis vor der Massenkommunikation

KVKK und Einwilligung zur Nachrichtenübermittlung

Das Verzeichnis enthält personenbezogene Daten, und der Versand von Massennachrichten unterliegt gesetzlichen Vorgaben. Vor der Einführung sollten folgende Punkte geklärt werden.

Sind Rechtsgrundlage und Aufbewahrungsfrist für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Verzeichnis festgelegt (KVKK)?
Haben die Empfänger bei Nachrichten mit kommerziellem Charakter ihre Einwilligung im Rahmen des İleti Yönetim Sistemi (İYS, türkisches Einwilligungsverwaltungssystem für kommerzielle Nachrichten) erteilt? Mitglieds- oder Verwaltungsmitteilungen können anders zu bewerten sein; lassen Sie sich dazu von Ihrer Rechtsabteilung beraten.
Welche Felder sind sensibel und für welche Rollen gesperrt?
Welche Konten und welche Betreiberinfrastruktur werden für den SMS- und E-Mail-Versand genutzt?
Wie viele Datensätze enthält das Verzeichnis, und wie viele davon sind doppelt?
Sollen Personendaten mit anderer Institutionssoftware geteilt werden?

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Häufige Fragen

Häufig gestellte Fragen.

Ist diese Software ein CRM?

Sie verwaltet Personen- und Organisationsdaten und ermöglicht Massenkommunikation; sie konzentriert sich nicht auf vertriebsorientierte CRM-Funktionen wie Verkaufschancen, Angebote und Vertriebstrichter. Wenn Sie ein institutionelles Verzeichnis und Massenmitteilungen benötigen, ist sie das richtige Werkzeug.

Wozu dienen anpassbare Felder?

Neben Name, Telefon und E-Mail werden institutionsspezifische Informationen (z. B. Mitgliedsdatum, zuständige Abteilung, Titelart) definiert; das Verzeichnis passt sich der eigenen Sprache der Institution an.

Wie werden Massen-SMS und -E-Mails versendet?

Aus dem Verzeichnis werden Personen oder Gruppen ausgewählt, die Nachricht wird verfasst und als E-Mail oder SMS versendet. Der Versandverlauf bleibt im System gespeichert.

Wie werden die Vertraulichkeitsrollen angewendet?

Benutzern und Gruppen werden Rollen zugewiesen; auf sensible Felder greifen nur berechtigte Personen zu.

Wer trägt die Verantwortung für KVKK und Einwilligung zur Nachrichtenübermittlung?

Die rechtmäßige Verarbeitung der Daten im Verzeichnis und die Einwilligung der Empfänger für kommerzielle Nachrichten liegen in der Verantwortung der Institution. Die Software erleichtert den Umgang mit dieser Verantwortung durch rollenbasierten Zugriff und die Protokollierung des Versands.

Lässt sie sich an unser vorhandenes Benutzerverzeichnis anbinden?

Ja. LDAP- und Active-Directory-Integration sind vorhanden.

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