Software

Social Media Archivierungssoftware.

Ein gelöschter, bearbeiteter oder nicht mehr zugänglicher Beitrag soll nicht aus dem Gedächtnis der Institution verschwinden: Inhalt, Interaktionen und Screenshot bleiben gespeichert.

PlattformX · Instagram · Facebook · YouTube
DatensatzInhalt + Interaktionen + Screenshot
ErgebnisPeriodische Berichte

Alle Softwareprodukte

Kurz erklärt

Was ist eine Social-Media-Archivierungssoftware?

Eine webbasierte Software, die Beiträge auf den offiziellen Konten einer Institution, deren Likes und Kommentare sowie den Screenshot des jeweiligen Moments in einem zentralen Archiv speichert. Auch wenn der Beitrag auf der Plattform gelöscht oder geändert wird, bleibt der Archiveintrag im Originalzustand erhalten; vom Eintrag aus gibt es einen Link zum Originalbeitrag.

Problem

Warum braucht man ein eigenes Social-Media-Archiv?

Beiträge können gelöscht werden

Ein versehentlich gelöschter oder bei einem Wechsel der Administratoren entfernter Beitrag ist in der Institution möglicherweise nicht mehr dokumentiert.

Konto- und Plattformrisiken

Die Sperrung oder Übernahme eines Kontos oder eine Änderung der Plattformrichtlinien kann die Vergangenheit schlagartig unzugänglich machen.

Interaktionen gehen verloren

Selbst wenn ein Beitrag erneut hochgeladen wird, kehren frühere Likes und Kommentare nicht zurück. Die Software speichert auch die Interaktionen.

Im Ernstfall fehlt der Nachweis

In einem rechtlichen oder administrativen Verfahren lässt sich die Frage „Was wurde an jenem Tag veröffentlicht?“ per Screenshot beantworten.

Verstreute Leistungshistorie

Über Jahre verteilte Daten zu Beiträgen, Likes und Aufrufen liegen nicht an einer Stelle und sind nicht vergleichbar.

Vollständige Aufzeichnung des Beitrags

Was veröffentlicht wurde und wie es ankam

Für jeden ins Archiv aufgenommenen Beitrag werden Inhalt, Gesamtzahl der Likes, Anzahl der Kommentare und Screenshot gespeichert; vom Eintrag aus gelangt man zum Originalbeitrag. Bei Bedarf werden auch Informationen zu den Nutzern, die den Beitrag geliked haben, sowie der Kommentartext erfasst.

Beitragsinhalt und Screenshot
Anzahl der Likes und Kommentare
Details zu Likes und Kommentaren (Nutzerinformationen, Kommentartext)
Link zum Originalbeitrag

Zwei Personen betrachten Dokumente auf einem Tablet

Berichte und Vergleiche

Jahr, Plattform, Interaktionsart

Das Archiv speichert nicht nur, es beantwortet auch Fragen: Auf welcher Plattform wurde wie viel veröffentlicht, in welchem Zeitraum stieg die Interaktion, wer interagierte häufig.

Berichte zur Beitragsleistung (periodisch)
Nutzerberichte: interagierende Konten
Prozentualer und zahlenmäßiger Vergleich nach Plattform
Messung anhand von Follower-, Beitrags-, Like-, Aufruf- und Kommentardaten

Suche und Filterung

Die Vergangenheit abfragen

In jahrelang angesammelten Beiträgen werden ein bestimmtes Thema, eine Kampagne oder ein Zeitraum mit einem erweiterten Suchalgorithmus gefunden.

Filterung nach Jahr
Filterung nach Interaktionsart
Erweiterte inhaltsbasierte Suche

Team prüft Unterlagen am Besprechungstisch

Infrastruktur

Umfang und Arbeitsweise

Unterstützte Plattformen

X (Twitter), Instagram, Facebook und YouTube. Der Bedarf an einer neuen Plattform wird gesondert geprüft.

Zentrales Archiv

Beiträge mehrerer Konten und Abteilungen werden in einem Archiv gebündelt.

Berichte und Messung

Aus Follower-, Beitrags-, Like-, Aufruf- und Kommentardaten entstehen periodische Berichte.

Zugriffskontrolle

Wer auf welche Einträge und Berichte zugreifen darf, richtet sich nach der Berechtigungsstruktur der Institution.

Einführung

Schritte der Einführung

Kontoübersicht

Die offiziellen Konten, Verantwortlichen und Plattformen der Institution werden aufgelistet.

Umfangsentscheidung

Es wird festgelegt, bis zu welchem früheren Zeitraum rückwirkend archiviert wird und welche Interaktionsdaten gespeichert werden.

Einrichtung der Verbindungen

Die Konten werden im System eingerichtet und die erste Archivierung wird gestartet.

Berichtsvorlagen

Wöchentliche, monatliche oder jährliche Berichte werden nach dem Bedarf des Kommunikationsteams erstellt.

Schulung und regelmäßige Nutzung

Kommunikations-, Rechts- und Führungsteams werden an den Such- und Berichtsmasken geschult.

Einsatzbereiche

Für wen ist die Software geeignet?

Behörden und Kommunalverwaltungen

Bewahrt offizielle Bekanntmachungen und Erklärungen langfristig als Aufzeichnung der Öffentlichkeitskommunikation auf.

Unternehmenskommunikation und Pressestellen

Verfolgt die Kampagnen- und Beitragsleistung mit periodischen Berichten.

Rechts- und Compliance-Teams

Greift per Screenshot auf die Originalaufzeichnung gelöschter oder geänderter Beiträge zu.

Universitäten und Kultureinrichtungen

Bewahrt Veranstaltungsankündigungen als Teil des institutionellen Gedächtnisses auf.

Vor der Entscheidung zu beachten

Rechts- und Datenhinweise

Ein Social-Media-Archiv betrifft sowohl das institutionelle Gedächtnis als auch die Verarbeitung personenbezogener Daten. Die folgenden Fragen erleichtern die Planung.

Welche Konten und Plattformen sollen archiviert werden, und wer verwaltet die Konten?
Falls auch Kommentare und Informationen zu den Nutzern, die Beiträge geliked haben, gespeichert werden: Das sind personenbezogene Daten. Sind Aufbewahrungsfrist und Zugriffsberechtigung festgelegt?
Wird erwartet, dass das Archiv in einem Rechtsverfahren genutzt wird, sollte der Beweiswert der Aufzeichnung gesondert von einem Juristen beurteilt werden; Screenshot und Originallink sind Aufzeichnungen, die diese Beurteilung stützen.
Wie viele Jahre rückwirkend soll archiviert werden?
Wer erhält die Berichte, und in welchem Turnus?
Wird für Inhalte außerhalb der Plattformen (z. B. Nachrichten der Unternehmenswebsite) eine andere Archivlösung benötigt?

Alle unsere Softwareprodukte

Institutionelles Archivdepot voller Aktenkartons

Häufige Fragen

Häufig gestellte Fragen.

Wird ein auf der Plattform gelöschter Beitrag auch aus dem Archiv gelöscht?

Nein. Der archivierte Eintrag bleibt mit Screenshot und Daten im System. Ein ins Archiv aufgenommener Beitrag bleibt bestehen, sofern er nicht gemäß dem Aufbewahrungsbeschluss der Institution gesondert gelöscht wird.

Welche Plattformen werden unterstützt?

X (Twitter), Instagram, Facebook und YouTube. Haben Sie ein Konto auf einer anderen Plattform, wird der Integrationsbedarf gesondert geprüft.

Werden auch Likes und Kommentare gespeichert?

Ja. Die Anzahl der Likes und Kommentare sowie bei Bedarf Informationen zu den Nutzern, die geliked haben, und der Kommentartext können gespeichert werden. Da diese personenbezogene Daten enthalten, sollten Aufbewahrungsfrist und Zugriffsberechtigung von Anfang an festgelegt werden.

Gilt der archivierte Eintrag in einem Rechtsverfahren als Beweis?

Screenshot und Link zum Originalbeitrag stützen die Aufzeichnung. Der Beweiswert eines Eintrags liegt im Ermessen des Gerichts; bei wichtigen Vorgängen empfehlen wir, zusätzlich eine rechtliche Bewertung einzuholen.

Was ist in den Leistungsberichten zu sehen?

Follower-, Beitrags-, Like-, Aufruf- und Kommentardaten werden nach Jahr und Interaktionsart gefiltert; die Plattformen werden prozentual verglichen.

Können wir auch ein Konto außerhalb der Institution archivieren?

Das System ist für Konten ausgelegt, die von der Institution verwaltet werden. Die Beobachtung von Konten Dritter erfordert hinsichtlich Datenschutz und Plattformregeln eine gesonderte rechtliche Prüfung.

Unsere Softwareprodukte

Unsere weiteren Softwareprodukte.