Comment organiser les archives physiques ? Code-barres, mise en boîte et adresse de rayonnage

Organiser des archives physiques consiste à doter chaque document d’un code-barres, à le placer en boîte et à rattacher cette boîte à une adresse de rayonnage. Une fois cette structure en place, un simple scan du code-barres indique immédiatement dans quel service, quelle boîte et quel rayonnage se trouve le document recherché. Dans nos projets, l’objectif est d’accéder au document en deux minutes.

De quelles étapes se compose l’organisation des archives physiques ?

1. Qualification et informations d’index : les documents sont classés selon leur type et leur niveau de qualification ; les informations de recherche sont définies pour chacun.
2. Code-barres individuel : chaque pièce reçoit un code-barres unique. Le code-barres est l’identité du document tout au long de sa vie.
3. Mise en boîte : les documents codifiés sont placés dans des boîtes d’archives. La boîte protège contre le soleil, l’humidité, la poussière, les micro-organismes et les nuisibles, réduit les dégâts en cas de sinistre et empêche les accès non autorisés.
4. Rattachement à l’adresse de rayonnage : la boîte est associée à une adresse de rayonnage. Lorsqu’on interroge le code-barres, le service et l’adresse de rayonnage s’affichent.
5. Tri des documents à détruire : les pièces à détruire sont listées et soumises à l’approbation de la commission de destruction.

Comment l’organisation par code-barres facilite-t-elle le travail quotidien ?

• L’interrogation du code-barres affiche le service et l’adresse de rayonnage.
• Le document rendu est automatiquement retiré des prêts dès qu’on le scanne.
• La destruction s’effectue de manière fiable, par pièce et par code-barres.
• Chacun consulte et demande en prêt les documents relevant de ses droits.
• Le rapport « quel document est dans quelle boîte » est disponible à tout moment.
• Le tri des documents à détruire réduit le besoin de nouveaux locaux de stockage.

Pourquoi utiliser un système de codes couleur pour les dossiers de cas ?

Les dossiers de cas représentent plus de 80 % des archives. Le système de codes couleur assure pour ces dossiers un classement alphabétique, numérique, alphanumérique ou chronologique et évite qu’ils soient rangés au mauvais endroit. Par exemple, pour les dossiers de patients, le règlement relatif aux services d’enregistrements médicaux et d’archives des établissements de soins avec hospitalisation (Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi) impose une conservation d’au moins 20 ans ; ces dossiers doivent donc être organisés conformément au système de codes couleur. Pour le choix des matériaux, consultez notre page fournitures d’archivage.

Comment l’organisation physique se relie-t-elle à l’archive numérique ?

La structure à codes-barres fonctionne avec le même index lors du passage à l’archivage numérique. Comme le document physique et sa copie numérisée sont associés par le même identifiant, la question « à quel document de quelle boîte correspond cette copie numérique ? » ne se pose jamais. C’est pourquoi mettre d’abord en place l’organisation physique est le chemin le plus court pour se préparer à l’archivage numérique. Vous trouverez le processus dans notre service d’archivage physique ; l’étape suivante est détaillée dans le guide de mise en place de l’archivage numérique.

Questions fréquentes

En combien de temps accède-t-on au document recherché ?

Grâce à l’organisation par code-barres, on accède au document en deux minutes. Lorsqu’on interroge le code-barres, le service du document et son adresse de rayonnage s’affichent.

Comment la destruction s’effectue-t-elle ?

Les documents à détruire sont d’abord listés puis soumis à l’approbation de la commission de destruction de votre organisation. Aucun document non approuvé n’est trié ; la destruction s’effectue par pièce et par code-barres.

Par où commencer pour votre service d’archives ?

Si vous ne savez pas par quelle étape débuter, nous commençons lors du premier entretien par l’étude de faisabilité et l’inventaire. L’évaluation de l’archivage numérique et l’entretien préalable sont gratuits ; vous pouvez remplir le formulaire de la page de contact ou appeler le +90 (212) 588 51 44.