Qu’est-ce que l’archivage numérique ? Guide de mise en place pas à pas pour les organisations

L’archivage numérique consiste à doter les documents papier d’un code-barres, à les numériser un à un, puis à les indexer et à les rendre accessibles selon les droits de chacun. Vos archives physiques restent bien rangées sur place ; vous accédez au document en quelques secondes, sans parcourir les rayonnages. Dans ce guide, nous expliquons dans quel ordre une organisation doit mettre en place son archivage numérique.

L’archive numérique et l’archive physique sont-elles la même chose ?

Non. L’archive physique est l’endroit où l’original papier du document est conservé ; l’archive numérique contient la copie numérisée, indexée et consultable du même document. L’une ne remplace pas l’autre, elles se complètent. Les séries de documents dont la loi impose la conservation de l’original restent intactes ; l’archive numérique permet d’y accéder rapidement et sans les abîmer. Quant aux correspondances internes qui ne relèvent d’aucune obligation légale de conservation, elles peuvent, si vous le souhaitez, être détruites après leur transfert au format numérique.

En quelles étapes met-on en place un archivage numérique ?

1. Faisabilité et inventaire : des questionnaires propres à l’organisation permettent de recueillir l’information auprès des représentants de chaque service. On établit les types de documents présents et la durée de conservation de chacun.
2. Plan de conservation : on planifie ce qui sera détruit à l’échéance et ce qui, ayant une valeur de recherche, sera versé aux Archives d’État (Devlet Arşivleri). Le volume de documents à numériser ne gonfle ainsi pas inutilement.
3. Organisation physique et codes-barres : les documents reçoivent un code-barres individuel selon leur niveau de qualification, sont placés en boîtes et rattachés à une adresse de rayonnage.
4. Numérisation : les documents sont transférés au format numérique avec un scanner adapté à leur nature. Pour les ouvrages reliés ou fragiles, on utilise des scanners de livres sans contact.
5. Indexation : des informations de recherche (type, date, service, sujet) sont saisies pour chaque document. Un bon index est l’élément qui détermine la véritable valeur de l’archive numérique.
6. Transfert vers le système de gestion : les enregistrements sont versés dans un système de gestion d’archives numériques qui offre gestion des droits et suivi des prêts et retours.

Quels avantages l’archivage numérique apporte-t-il à l’organisation ?

• Consultation simultanée des mêmes enregistrements par plusieurs utilisateurs
• Fin de l’usure causée par la manipulation constante des documents
• Meilleure productivité du personnel et coûts réduits
• Moins de problèmes de prêt et de retour, et savoir qui détient quel document
• Gain de temps et de place ; besoin de stockage réduit puisque les documents à détruire sont triés
• Possibilité d’ouvrir l’archive à la recherche selon les droits d’accès

Quelles sont les erreurs les plus fréquentes avant de passer à l’archivage numérique ?

L’erreur la plus courante est de commencer la numérisation sans avoir fait d’inventaire. Quand on ignore combien de temps chaque document doit être conservé, on numérise aussi des documents voués à la destruction, et le temps comme le budget sont gaspillés. La deuxième erreur consiste à penser aux champs d’indexation après coup ; il faut définir avant le début de la numérisation les informations qui permettront de retrouver le document. La troisième est de négliger l’organisation physique : comme des archives physiques dotées de codes-barres et d’adresses correspondent au même index que la copie numérique, un même identifiant de document est utilisé par la suite dans les deux environnements.

Comment la sécurité de l’information est-elle assurée dans l’archivage numérique ?

L’archivage numérique exige une gestion des droits, une traçabilité des accès et des sauvegardes. Les systèmes de gestion d’archives numériques, de documents et de médias de Dijital Yazılım, ainsi que ses activités de numérisation de documents historiques, sont menés dans le cadre d’un système de management de la sécurité de l’information conforme à la norme TS EN ISO/IEC 27001:2022. Nous vous invitons à lire notre article ISO 27001 et sécurité de l’archivage numérique, où ce sujet est traité en détail.

Questions fréquentes

Peut-on détruire les originaux papier après la mise en place d’une archive numérique ?

Les documents dont la loi impose la conservation de l’original continuent d’être conservés. Les correspondances internes qui ne relèvent d’aucune obligation légale de conservation peuvent, si vous le souhaitez, être détruites après leur transfert au format numérique. Les documents à détruire sont listés et soumis à l’approbation de la commission de destruction de votre organisation.

Que faut-il faire d’abord pour passer à l’archivage numérique ?

On commence par une étude de faisabilité et un inventaire pour déterminer les types de documents et leurs durées de conservation ; les documents sont ensuite codifiés par code-barres, numérisés et indexés.

Quelle est la différence entre l’archivage numérique et le système de gestion ?

L’archivage numérique est le service de numérisation, d’indexation et de transfert des documents. Le système de gestion d’archives numériques est le logiciel dans lequel les enregistrements sont conservés, recherchés et partagés selon les droits d’accès ; les deux sont mis en place ensemble.

Par où commencer pour votre service d’archives ?

Si vous ne savez pas par quelle étape débuter, nous commençons lors du premier entretien par l’étude de faisabilité et l’inventaire. L’évaluation de l’archivage numérique et l’entretien préalable sont gratuits ; vous pouvez remplir le formulaire de la page de contact ou appeler le +90 (212) 588 51 44.