Was ist ein digitales Archiv? Schritt-für-Schritt-Leitfaden zum Aufbau für Institutionen

Ein digitales Archiv entsteht, wenn Papierunterlagen mit Barcodes versehen, einzeln gescannt, in die elektronische Umgebung überführt, indexiert und je nach Berechtigung zugänglich gemacht werden. Ihr physisches Archiv bleibt geordnet an seinem Platz; auf ein Dokument greifen Sie jedoch in wenigen Sekunden zu, ohne Regale abzulaufen. In diesem Leitfaden erläutern wir, in welcher Reihenfolge eine Institution ihr digitales Archiv aufbauen sollte.

Sind ein digitales Archiv und ein physisches Archiv dasselbe?

Nein. Das physische Archiv ist der Ort, an dem das Papieroriginal aufbewahrt wird; das digitale Archiv enthält die gescannte, indexierte und durchsuchbare Kopie desselben Dokuments. Beide ersetzen einander nicht, sondern ergänzen sich. Serien von Unterlagen, deren Original rechtlich aufbewahrt werden muss, bleiben vollständig erhalten; das digitale Archiv ermöglicht einen schonenden und schnellen Zugriff auf sie. Interner Schriftverkehr ohne gesetzliche Aufbewahrungspflicht kann nach der Überführung ins Digitale auf Wunsch vernichtet werden.

In welchen Schritten wird ein digitales Archiv aufgebaut?

1. Machbarkeitsstudie und Bestandsaufnahme: Mit auf die Institution zugeschnittenen Fragebögen werden Informationen von den Vertretern der Abteilungen eingeholt. Dabei werden die vorhandenen Dokumentarten und die Aufbewahrungsfrist jeder Art ermittelt.
2. Aufbewahrungsplan: Es wird geplant, was nach Fristablauf vernichtet wird und was bei Forschungswert an Devlet Arşivleri (die türkischen Staatsarchive) abgegeben wird. So wird die zu scannende Dokumentenmenge nicht unnötig aufgebläht.
3. Physische Ordnung und Barcodierung: Die Dokumente werden je nach Erschließungsstufe einzeln mit Barcodes versehen, in Archivkartons verpackt und mit einem Regalstandort verknüpft.
4. Scannen: Die Dokumente werden mit dem für ihre Art geeigneten Scanner in die digitale Umgebung überführt. Für gebundene oder empfindliche Materialien kommen berührungslose Buchscanner zum Einsatz.
5. Indexierung: Jedem Dokument werden durchsuchbare Informationen (Art, Datum, Abteilung, Thema) zugeordnet. Ein guter Index bestimmt maßgeblich den Wert des digitalen Archivs.
6. Überführung ins Verwaltungssystem: Die Datensätze werden in ein Digitales Archivverwaltungssystem überführt, das Berechtigungsverwaltung und Ausleih- und Rückgabeverfolgung bietet.

Welche Vorteile bietet ein digitales Archiv der Institution?

• Mehrere Nutzer können dieselben Unterlagen gleichzeitig einsehen
• Vermeidung von Abnutzung, die durch ständiges Hantieren mit den Dokumenten entsteht
• Höhere Arbeitseffizienz und niedrigere Kosten
• Weniger Probleme bei Ausleihe und Rückgabe; es ist stets bekannt, wer ein Dokument hat
• Vermeidung von Zeit- und Platzverlust; da zu vernichtende Unterlagen ausgesondert werden, sinkt der Lagerbedarf
• Möglichkeit, das Archiv je nach Berechtigung für die Forschung zu öffnen

Die häufigsten Fehler vor dem Umstieg auf ein digitales Archiv

Der häufigste Fehler ist, mit dem Scannen zu beginnen, ohne eine Bestandsaufnahme gemacht zu haben. Wenn nicht bekannt ist, welches Dokument wie lange aufbewahrt wird, werden auch Unterlagen gescannt, die vernichtet werden sollen, und sowohl Zeit als auch Budget gehen verloren. Der zweite Fehler ist, die Indexfelder erst nachträglich zu bedenken; mit welchen Angaben ein Dokument gefunden werden soll, muss vor Beginn des Scannens festgelegt werden. Der dritte Fehler ist, die physische Ordnung zu vernachlässigen: Da ein mit Barcodes und Standortangaben versehenes physisches Archiv mit der digitalen Kopie über denselben Index verknüpft ist, wird später in beiden Umgebungen dieselbe Dokumentenkennung verwendet.

Wie wird die Informationssicherheit im digitalen Archiv gewährleistet?

Ein digitales Archiv erfordert Berechtigungsverwaltung, Zugriffsprotokollierung und Datensicherung. Die Verwaltungssysteme für digitale Archive, Dokumente und Medienarchive sowie die Tätigkeiten zur Digitalisierung historischer Dokumente von Dijital Yazılım werden im Rahmen eines Informationssicherheits-Managementsystems nach TS EN ISO/IEC 27001:2022 durchgeführt. Lesen Sie dazu auch unseren ausführlichen Beitrag ISO 27001 und Sicherheit im digitalen Archiv.

Häufig gestellte Fragen

Können wir die Papieroriginale nach dem Aufbau des digitalen Archivs vernichten?

Dokumente, deren Original rechtlich aufbewahrt werden muss, werden weiterhin aufbewahrt. Interner Schriftverkehr ohne gesetzliche Aufbewahrungspflicht kann nach der Überführung ins Digitale auf Wunsch vernichtet werden. Das zu vernichtende Material wird aufgelistet und der Vernichtungskommission Ihrer Institution zur Genehmigung vorgelegt.

Was ist für den Umstieg auf ein digitales Archiv zuerst zu tun?

Zuerst werden mit einer Machbarkeitsstudie und Bestandsaufnahme die Dokumentenarten und Aufbewahrungsfristen ermittelt; anschließend werden die Dokumente mit Barcodes versehen, gescannt und indexiert.

Was ist der Unterschied zwischen einem digitalen Archiv und einem Verwaltungssystem?

Das digitale Archiv ist die Dienstleistung des Scannens, Indexierens und Überführens von Dokumenten. Das Digitale Archivverwaltungssystem hingegen ist die Software, in der die Datensätze gespeichert, durchsucht und je nach Berechtigung geteilt werden; beide werden gemeinsam eingerichtet.

Wo sollten Sie bei Ihrem Archiv anfangen?

Wenn Sie nicht sicher sind, mit welchem Schritt Sie beginnen sollen, starten wir im ersten Gespräch mit Machbarkeitsstudie und Bestandsaufnahme. Die Bewertung des digitalen Archivs und das Vorgespräch sind kostenlos; Sie können das Formular auf der Kontaktseite ausfüllen oder uns unter +90 (212) 588 51 44 anrufen.