Wie wird ein physisches Archiv geordnet? Barcode, Kartonierung und Regalstandort

Ein physisches Archiv zu ordnen heißt, jedes Dokument einzeln mit einem Barcode zu versehen, zu kartonieren und den Karton mit einem Regalstandort zu verknüpfen. Ist diese Struktur aufgebaut, sehen Sie durch Einscannen des Barcodes sofort, in welcher Abteilung, in welchem Karton und auf welchem Regal sich das gesuchte Dokument befindet. In unseren Projekten ist das Ziel, ein Dokument innerhalb von zwei Minuten zu finden.

Aus welchen Schritten besteht die Ordnung eines physischen Archivs?

1. Erschließung und Indexangaben: Die Dokumente werden nach Art und Erschließungsstufe klassifiziert; für jedes werden durchsuchbare Angaben festgelegt.
2. Einzelne Barcodierung: Jedes Material erhält einen einmaligen Barcode. Der Barcode ist die Kennung des Dokuments für sein gesamtes Leben.
3. Kartonierung: Die mit Barcodes versehenen Dokumente werden in Archivkartons gelegt. Der Karton schützt vor Sonne, Feuchtigkeit, Staub, Mikroorganismen und Schädlingen, begrenzt Schäden bei Katastrophen und verhindert unbefugten Zugriff.
4. Verknüpfung mit dem Regalstandort: Der Karton wird mit dem Regalstandort verknüpft. Bei der Abfrage des Barcodes werden Abteilung und Regalstandort angezeigt.
5. Aussonderung der zu vernichtenden Unterlagen: Das zu vernichtende Material wird aufgelistet und der Vernichtungskommission zur Genehmigung vorgelegt.

Wie erleichtert die Barcode-Ordnung die tägliche Arbeit?

• Bei der Abfrage über den Barcode werden Abteilung und Regalstandort angezeigt.
• Ein zurückgegebenes Dokument wird beim Einscannen automatisch aus der Ausleihe ausgetragen.
• Die Vernichtung erfolgt zuverlässig auf Beleg- und Barcode-Ebene.
• Jeder fragt die Dokumente innerhalb seiner Berechtigung ab und fordert sie zur Ausleihe an.
• Der Bericht „Welches Dokument liegt in welchem Karton“ steht jederzeit bereit.
• Durch die Aussonderung der zu vernichtenden Unterlagen sinkt der Bedarf an neuem Lagerraum.

Warum wird für Fallakten ein Farbcodesystem verwendet?

Mehr als 80 Prozent eines Archivs bestehen aus Fallakten. Das Farbcodesystem sorgt für diese Akten für eine alphabetische, numerische, alphanumerische oder chronologische Ordnung und verhindert, dass Akten falsch einsortiert werden. So besteht beispielsweise für Patientenakten gemäß der Richtlinie für medizinische Dokumentation und Archivdienste in stationären Behandlungseinrichtungen (Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi) eine Aufbewahrungspflicht von mindestens 20 Jahren; solche Akten müssen nach dem Farbcodesystem geordnet werden. Zur Materialauswahl lesen Sie unsere Seite zu Archiv-Verbrauchsmaterialien.

Wie wird die physische Ordnung mit dem digitalen Archiv verknüpft?

Die Barcode-Struktur arbeitet beim Übergang ins digitale Archiv mit demselben Index. Da das physische Dokument und seine gescannte Kopie über dieselbe Kennung verknüpft sind, stellt sich die Frage „Zu welchem Dokument in welchem Karton gehört die digitale Kopie?“ gar nicht erst. Deshalb ist es der kürzeste Weg zur Vorbereitung auf das digitale Archiv, zuerst die physische Ordnung aufzubauen. Den Ablauf finden Sie in unserer Dienstleistung zur physischen Archivierung; als nächsten Schritt können Sie zum Leitfaden zum Aufbau eines digitalen Archivs wechseln.

Häufig gestellte Fragen

Wie schnell finde ich das gesuchte Dokument?

Dank der Barcode-Ordnung ist das Dokument innerhalb von zwei Minuten auffindbar. Bei der Abfrage des Barcodes werden die Abteilung und der Regalstandort des Dokuments angezeigt.

Wie läuft die Vernichtung ab?

Zu vernichtende Dokumente werden zuerst aufgelistet und der Vernichtungskommission Ihrer Institution zur Genehmigung vorgelegt. Kein Dokument ohne Genehmigung wird ausgesondert; die Vernichtung erfolgt auf Beleg- und Barcode-Ebene.

Wo sollten Sie bei Ihrem Archiv anfangen?

Wenn Sie nicht sicher sind, mit welchem Schritt Sie beginnen sollen, starten wir im ersten Gespräch mit Machbarkeitsstudie und Bestandsaufnahme. Die Bewertung des digitalen Archivs und das Vorgespräch sind kostenlos; Sie können das Formular auf der Kontaktseite ausfüllen oder uns unter +90 (212) 588 51 44 anrufen.