Wie wird ein Aufbewahrungsplan für Dokumente erstellt? Von der Bestandsaufnahme zur Vernichtungskommission

Der Aufbewahrungsplan legt jahresbezogen fest, wie lange jede Dokumentenart in der Institution aufbewahrt wird, wie Unterlagen nach Fristablauf vernichtet werden und wie Unterlagen mit Forschungswert an Devlet Arşivleri (die türkischen Staatsarchive) abgegeben werden. Der Plan beruht auf der Bestandsaufnahme und wird nach den gesetzlichen Vorschriften und den Kriterien der archivischen Bewertung erstellt.

Was ist vor dem Aufbewahrungsplan zu tun?

Der Weg, Archivmaterial bestmöglich zu nutzen und ein Dokument am schnellsten zu finden, besteht darin, zuerst zu wissen, was vorhanden ist. Deshalb beginnt die Arbeit mit einer Machbarkeitsstudie: Mit auf die Institution zugeschnittenen Fragebögen werden Dokumentinformationen von den Vertretern der Abteilungen eingeholt. Welche Einheit welches Dokument erzeugt, auf welchem Medium es geführt wird und wie häufig es genutzt wird, klärt sich in dieser Phase.

Wie wird ein Dokumentenbestandsverzeichnis erstellt?

1. Aus den Ergebnissen der Fragebögen werden die Dokumentenarten abgeleitet.
2. Für jede Art werden erzeugende Einheit, Umfang und Medium erfasst.
3. Die gesetzlichen und institutionellen Aufbewahrungsfristen werden festgelegt.
4. Der archivische (Forschungs-)Wert des Dokuments wird bewertet.

Was enthält der Aufbewahrungsplan?

• Aufbewahrungsfrist in der Institution: Wie lange das Dokument in der Institution gehalten wird.
• Vernichtung: Die Vernichtung von Dokumenten, deren rechtliche Frist abgelaufen ist; sie erfolgt mit Genehmigung der Vernichtungskommission der Institution.
• Abgabe: Die Abgabe von Dokumenten mit Forschungswert an Devlet Arşivleri.

Wie läuft das Verfahren der Vernichtungskommission ab?

Das zu vernichtende Material wird zunächst aufgelistet. Die Liste wird der Vernichtungskommission Ihrer Institution zur Genehmigung vorgelegt, und nur genehmigte Dokumente werden ausgesondert. Da die Vernichtung in einem mit Barcodes versehenen physischen Archiv auf Beleg- und Barcode-Ebene erfolgt, lässt sich nachvollziehen, welches Dokument wann und aufgrund welches Beschlusses vernichtet wurde. Die Aussonderung der zu vernichtenden Unterlagen verringert zugleich den Bedarf an neuem Lagerraum.

Wer führt die Arbeit durch?

Die Machbarkeitsstudien, Bestandsaufnahmen und Aufbewahrungspläne von Dijital Yazılım werden unter Beratung von Akademikern des Fachs Informations- und Dokumentenmanagement an Universitäten durchgeführt. Zum Umfang der Dienstleistung lesen Sie wissenschaftliche Arbeiten, zur Unterstützung Ihrer Institution Beratungsleistungen.

Häufig gestellte Fragen

Wie wirkt sich der Aufbewahrungsplan auf den Aufbau des digitalen Archivs aus?

Der Plan bestimmt die Menge der zu scannenden Dokumente. Da Dokumente mit abgelaufener Frist, die vernichtet werden, nicht gescannt werden, sinken Dauer und Kosten des digitalen Archivs. Einzelheiten finden Sie in unserem Leitfaden zum Aufbau eines digitalen Archivs.

Gibt es eine besondere Aufbewahrungsregel für Patientenakten?

Ja. Nach der Richtlinie für medizinische Dokumentation und Archivdienste in stationären Behandlungseinrichtungen (Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi) müssen Patientenakten mindestens 20 Jahre aufbewahrt werden, und die Akten müssen nach dem Farbcodesystem geordnet werden.

Wo sollten Sie bei Ihrem Archiv anfangen?

Wenn Sie nicht sicher sind, mit welchem Schritt Sie beginnen sollen, starten wir im ersten Gespräch mit Machbarkeitsstudie und Bestandsaufnahme. Die Bewertung des digitalen Archivs und das Vorgespräch sind kostenlos; Sie können das Formular auf der Kontaktseite ausfüllen oder uns unter +90 (212) 588 51 44 anrufen.