Comment établir un calendrier de conservation ? De l’inventaire à la commission de destruction

Le calendrier de conservation est le plan qui fixe, année par année, la durée de conservation de chaque type de document de l’organisation, les modalités de destruction des documents arrivés à échéance et celles du versement aux Archives d’État (Devlet Arşivleri) des documents ayant une valeur de recherche. Il repose sur le travail d’inventaire et est établi selon la législation en vigueur et les critères d’évaluation archivistique.

Que faut-il faire d’abord pour établir un calendrier de conservation ?

Pour tirer le meilleur parti des archives et accéder au document le plus vite possible, il faut d’abord savoir ce que l’on possède. C’est pourquoi le travail débute par une étude de faisabilité : des questionnaires propres à l’organisation permettent de recueillir l’information sur les documents auprès des représentants de chaque service. On précise à ce stade quel service produit quel document, sur quel support il est conservé et à quelle fréquence il est utilisé.

Comment constitue-t-on l’inventaire des documents ?

1. Les types de documents sont tirés des résultats du questionnaire.
2. Pour chaque type, on enregistre le service producteur, le volume et le support.
3. On détermine les durées de conservation légales et propres à l’organisation.
4. On évalue la valeur archivistique (de recherche) du document.

Que contient un calendrier de conservation ?

• Durée de conservation dans l’organisation : combien de temps le document est gardé au sein de l’organisation.
• Destruction : destruction des documents dont le délai légal est échu ; elle se déroule avec l’approbation de la commission de destruction de l’organisation.
• Versement : versement aux Archives d’État des documents ayant une valeur de recherche.

Comment fonctionne le processus de la commission de destruction ?

Les pièces à détruire sont d’abord listées. La liste est soumise à l’approbation de la commission de destruction de votre organisation, et seuls les documents approuvés sont triés. Dans des archives physiques dotées de codes-barres, la destruction s’effectue par pièce et par code-barres ; on peut donc suivre quel document a été détruit, quand et par quelle décision. Le tri des documents à détruire réduit en outre le besoin de nouveaux locaux de stockage.

Qui mène ce travail ?

Les travaux de faisabilité, d’inventaire et de calendrier de conservation de Dijital Yazılım sont menés avec le conseil d’universitaires spécialistes de la gestion de l’information et des documents (Bilgi-Belge Yönetimi). Pour l’étendue du service, consultez la page travaux scientifiques, et pour l’accompagnement des organisations, la page services de conseil.

Questions fréquentes

Comment le calendrier de conservation influence-t-il la mise en place de l’archivage numérique ?

Le calendrier détermine le volume de documents à numériser. Les documents échus et destinés à la destruction n’étant pas numérisés, la durée et le coût de l’archivage numérique diminuent. Pour plus de détails, consultez notre guide de mise en place de l’archivage numérique.

Existe-t-il une règle de conservation particulière pour les dossiers de patients ?

Oui. Selon le règlement relatif aux services d’enregistrements médicaux et d’archives des établissements de soins avec hospitalisation (Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi), les dossiers de patients doivent être conservés au moins 20 ans et organisés conformément au système de codes couleur.

Par où commencer pour votre service d’archives ?

Si vous ne savez pas par quelle étape débuter, nous commençons lors du premier entretien par l’étude de faisabilité et l’inventaire. L’évaluation de l’archivage numérique et l’entretien préalable sont gratuits ; vous pouvez remplir le formulaire de la page de contact ou appeler le +90 (212) 588 51 44.