ISO 27001 und digitales Archiv: Wie wird die Dokumentensicherheit gewährleistet?

ISO 27001 ist die internationale Norm, die den Aufbau eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) zum Schutz von Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Informationswerte einer Institution zum Ziel hat. Beim digitalen Archiv bedeutet dies, dass Dokumente nicht von Unbefugten eingesehen oder verändert werden und bei Bedarf jederzeit zugänglich sind.

Was sind die drei Grundprinzipien der Informationssicherheit?

• Vertraulichkeit: Nur Berechtigte erhalten Zugriff auf das Dokument.
• Integrität: Das Dokument wird nicht unerlaubt verändert; nachvollziehbar bleibt, welche Änderung von wem vorgenommen wurde.
• Verfügbarkeit: Das Dokument steht bei Bedarf zur Verfügung.

Wie funktioniert die Berechtigungsverwaltung im digitalen Archiv?

Jeder Nutzer sieht nur die Dokumente innerhalb seiner Berechtigung und fordert sie zur Ausleihe an. Über das System ist nachvollziehbar, wer ein Dokument hat; Berichte beantworten die Frage „Wer hat wann auf welches Dokument zugegriffen“. Dieser Ansatz erleichtert sowohl die interne Kontrolle als auch die Rechenschaftspflicht.

Was umfasst die Informationssicherheitspolitik von Dijital Yazılım?

Die Politik wird nach der Norm TS EN ISO/IEC 27001:2022 geführt und wurde als Dokument mit der Nummer PLT.32 am 26.10.2023 veröffentlicht. Zum Geltungsbereich des Systems gehören Verwaltungssysteme für Dokumente, digitale Archive, elektronische Dokumente, Medien und Social-Media-Archive; Asset-Management und RFID-Lösungen; Individualsoftware und IT-Systeme; Verkauf und Service von Scannern und Hardware; Ordnung und Digitalisierung von Archiven und Bibliotheken; Katalogisierung; sowie Digitalisierung, Transkription, Konservierung und Restaurierung historischer Dokumente. Den vollständigen Text finden Sie in unserer Informationssicherheitspolitik.

Welche Verpflichtungen enthält die Politik?

1. Das Informationssicherheits-Managementsystem nach ISO 27001:2022 zu führen
2. Aufbewahrung, Übermittlung, Änderung und Verarbeitung der Werte zu kontrollieren
3. Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit der Informationen zu schützen
4. Für Werte, die in sicheren Bereichen aufbewahrt werden, physische Sicherheitskontrollen anzuwenden
5. Risiken für die Informationswerte zu bewerten und zu steuern
6. Eine administrative Struktur für die Meldung von Verstößen und schnelles Handeln aufzubauen
7. Die Auswirkungen von Bedrohungen auf die Geschäftskontinuität zu verringern und das Bewusstsein aller Beteiligten stetig zu verbessern

Diese Liste enthält die wichtigsten der 14 Verpflichtungen; alle stehen im Text der Politik.

Ist bei der Authentifizierung eine zusätzliche Sicherheitsebene erforderlich?

Bei Vorgängen mit hohem Sicherheitsbedarf kann eine Multi-Faktor-Authentifizierung eingesetzt werden. biOnay ist das erste zugelassene mobile Kartenzugangsgerät in 100 % heimischer Entwicklung, das Ausweiskarte, PIN, Fingerabdruck und digitale Fotoverifizierung vereint. Den allgemeinen Ablauf beim Aufbau eines digitalen Archivs finden Sie in unserem Leitfaden zum digitalen Archiv.

Häufig gestellte Fragen

Welche Version von ISO 27001 liegt zugrunde?

Das Informationssicherheits-Managementsystem von Dijital Yazılım wird nach der Norm TS EN ISO/IEC 27001:2022 geführt.

Was geschieht bei einem Verstoß?

Die Politik verpflichtet zum Aufbau einer administrativen Struktur samt Ressourcen und Infrastruktur für die Meldung von Verstößen und schnelles Handeln sowie zur Anwendung der erforderlichen Sanktionen.

Wo sollten Sie bei Ihrem Archiv anfangen?

Wenn Sie nicht sicher sind, mit welchem Schritt Sie beginnen sollen, starten wir im ersten Gespräch mit Machbarkeitsstudie und Bestandsaufnahme. Die Bewertung des digitalen Archivs und das Vorgespräch sind kostenlos; Sie können das Formular auf der Kontaktseite ausfüllen oder uns unter +90 (212) 588 51 44 anrufen.