Fiziksel arşiv nasıl düzenlenir? Barkod, kutulama ve raf adresi
Düzenli bir fiziksel arşiv, belgeye iki dakika içinde ulaşmanın ve dijital arşive sorunsuz geçmenin temelidir. Barkod, kutu ve raf adresi nasıl birlikte çalışır?
Fiziksel arşivi düzenlemek, her belgeyi tek tek barkodlayıp kutulamak ve kutuyu bir raf adresine bağlamaktır. Bu yapı kurulduğunda aradığınız belgenin hangi departmanda, hangi kutuda ve hangi rafta olduğu barkod okutularak anında görülür. Bizim projelerimizde hedef, belgeye iki dakika içinde ulaşmaktır.
Fiziksel arşiv düzeni hangi adımlardan oluşur?
- Niteleme ve indeks bilgileri: Belgeler tür ve niteleme düzeylerine göre sınıflandırılır; her biri için aranabilir bilgiler belirlenir.
- Tek tek barkodlama: Her materyale benzersiz bir barkod verilir. Barkod, belgenin hayatı boyunca kimliğidir.
- Kutulama: Barkodlanan belgeler arşiv kutularına yerleştirilir. Kutu; güneş, nem, toz, mikroorganizma ve haşereye karşı koruma sağlar, afetlerde zararı en aza indirir ve yetkisiz erişimi engeller.
- Raf adresine bağlama: Kutu, raf adresiyle eşleştirilir. Barkod sorgulandığında departman ve raf adresi görünür.
- İmhalıkların ayıklanması: İmha edilmesi gereken materyal listelenir ve imha komisyonunun onayına sunulur.
Barkodlu düzen günlük işi nasıl kolaylaştırır?
- Barkoddan sorgulayınca departman ve raf adresi görünür.
- İade edilen belge okutulunca ödünçten otomatik düşer.
- İmha, evrak ve barkod bazında güvenilir biçimde yapılır.
- Herkes yetkisi dahilindeki belgeyi sorgular ve ödünç ister.
- “Hangi belge hangi kutuda” raporu her an hazırdır.
- İmhalıkların ayıklanmasıyla yeni depo ihtiyacı azalır.
Vaka dosyaları için renkli kod sistemi neden kullanılır?
Arşivin yüzde 80’inden fazlasını vaka dosyaları oluşturur. Renkli kod sistemi bu dosyalar için alfabetik, nümerik, alfanümerik veya kronolojik düzen sağlar ve dosyaların yanlış yere konmasını önler. Örneğin hasta dosyaları için Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi gereği en az 20 yıl saklama zorunluluğu vardır; bu tür dosyaların Renkli Kod Sistemi’ne uygun düzenlenmesi gerekir. Malzeme seçimi için arşiv sarf malzemeleri sayfamıza bakabilirsiniz.
Fiziksel düzen dijital arşive nasıl bağlanır?
Barkodlu yapı, dijital arşive geçişte aynı indeksle çalışır. Fiziksel belge ile taranmış kopyası aynı kimlikle eşleştiği için “dijital kopya hangi kutunun içindeki belgeye ait?” sorusu hiç ortaya çıkmaz. Bu nedenle önce fiziksel düzeni kurmak, dijital arşive hazırlığın en kısa yoludur. Süreci fiziksel arşivleme hizmetimizde bulabilirsiniz; sonraki adım için dijital arşiv kurulum rehberine geçebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Aradığım belgeye ne kadar sürede ulaşırım?
Barkodlu düzen sayesinde belgeye iki dakika içinde ulaşılır. Barkod sorgulandığında belgenin departmanı ve raf adresi görülür.
İmha işlemi nasıl yapılır?
İmhalık belgeler önce listelenir, kurumunuzun imha komisyonunun onayına sunulur. Onaylanmayan hiçbir belge ayıklanmaz; imha evrak ve barkod bazında yapılır.
Arşiviniz için nereden başlamalı?
Hangi adımla başlayacağınızdan emin değilseniz ilk görüşmede fizibilite ve envanterle başlıyoruz. Dijital arşiv değerlendirmesi ve ön görüşme ücretsizdir; iletişim sayfasındaki formu doldurabilir ya da +90 (212) 588 51 44 numarasını arayabilirsiniz.