Belge saklama planı nasıl hazırlanır? Envanterden imha komisyonuna
Her arşiv projesi ne olduğunu bilmekle başlar. Saklama planı; hangi belgenin ne kadar saklanacağını, hangisinin imha edileceğini ve hangisinin Devlet Arşivleri’ne devredileceğini belirler.
Saklama planı, kurumdaki her belge türünün ne kadar süre saklanacağını, süresi dolanların nasıl imha edileceğini ve araştırma değeri olanların Devlet Arşivleri’ne nasıl devredileceğini yıl bazında karara bağlayan plandır. Plan, envanter çalışmasına dayanır ve yasal mevzuat ile arşivsel değerlendirme ölçütlerine göre hazırlanır.
Saklama planı için önce ne yapılır?
Arşiv materyalinden en üst düzeyde yararlanmanın ve belgeye en kısa sürede erişmenin yolu, önce ne olduğunu bilmektir. Bu nedenle çalışma fizibilite ile başlar: kuruma özel anket formlarıyla departman temsilcilerinden belge bilgisi toplanır. Hangi birimin hangi belgeyi ürettiği, belgenin hangi ortamda tutulduğu ve ne sıklıkla kullanıldığı bu aşamada netleşir.
Belge envanteri nasıl oluşturulur?
- Anket sonuçlarından belge türleri çıkarılır.
- Her tür için üreten birim, hacim ve ortam bilgisi kaydedilir.
- Yasal ve kurumsal saklama süreleri belirlenir.
- Belgenin arşivsel (araştırma) değeri değerlendirilir.
Saklama planı neleri içerir?
- Kurumda saklama süresi: Belgenin kurum içinde ne kadar tutulacağı.
- İmha: Hukuki süresi dolan belgelerin imhası; imha, kurumun imha komisyonunun onayıyla yürür.
- Devir: Araştırma değeri olan belgelerin Devlet Arşivleri’ne devri.
İmha komisyonu süreci nasıl işler?
İmha edilmesi gereken materyal önce listelenir. Liste, kurumunuzun imha komisyonunun onayına sunulur ve yalnızca onaylanan belgeler ayıklanır. Barkodlu bir fiziksel arşivde imha evrak ve barkod bazında yapıldığı için hangi belgenin ne zaman ve hangi kararla imha edildiği izlenebilir. İmhalıkların ayıklanması aynı zamanda yeni depo ihtiyacını azaltır.
Çalışmayı kimler yürütür?
Dijital Yazılım’ın fizibilite, envanter ve saklama planı çalışmaları, üniversitelerin Bilgi-Belge Yönetimi akademisyenlerinin danışmanlığında yürütülür. Hizmetin kapsamı için bilimsel çalışmalar, kurumsal destek için danışmanlık hizmetleri sayfalarına bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Saklama planı dijital arşiv kurulumunu nasıl etkiler?
Plan, taranacak belge miktarını belirler. Süresi dolan ve imha edilecek belgeler taranmadığı için dijital arşivin süresi ve maliyeti düşer. Ayrıntı için dijital arşiv kurulum rehberimize bakın.
Hasta dosyaları için özel bir saklama kuralı var mı?
Evet. Yataklı Tedavi Kurumları Tıbbi Kayıt ve Arşiv Hizmetleri Yönergesi’ne göre hasta dosyalarının en az 20 yıl saklanması zorunludur ve dosyaların Renkli Kod Sistemi’ne uygun düzenlenmesi gerekir.
Arşiviniz için nereden başlamalı?
Hangi adımla başlayacağınızdan emin değilseniz ilk görüşmede fizibilite ve envanterle başlıyoruz. Dijital arşiv değerlendirmesi ve ön görüşme ücretsizdir; iletişim sayfasındaki formu doldurabilir ya da +90 (212) 588 51 44 numarasını arayabilirsiniz.