Dijital arşiv nedir? Kurumlar için adım adım kurulum rehberi

Dijital arşiv, kâğıt belgelerin barkodlanıp tek tek taranarak elektronik ortama aktarılması, indekslenmesi ve yetkiye göre erişilebilir hâle getirilmesidir. Fiziksel arşiviniz düzenli biçimde yerinde kalır; belgeye ise rafları dolaşmadan, birkaç saniyede ulaşırsınız. Bu rehberde bir kurumun dijital arşivi hangi sırayla kurması gerektiğini anlatıyoruz.

Dijital arşiv ile fiziksel arşiv aynı şey mi?

Hayır. Fiziksel arşiv belgenin kâğıt aslının saklandığı yerdir; dijital arşiv ise aynı belgenin taranmış, indekslenmiş ve aranabilir kopyasını barındırır. İkisi birbirinin yerine geçmez, birbirini tamamlar. Hukuken orijinali saklanması zorunlu belgelerin serileri bütün kalır; dijital arşiv bu belgelere yıpratmadan ve hızlı erişim sağlar. Yasal saklama gereği olmayan iç yazışmalar ise dijitale aktarıldıktan sonra istenirse imha edilebilir.

Dijital arşiv hangi adımlarla kurulur?

1. Fizibilite ve envanter: Kuruma özel anket formlarıyla departman temsilcilerinden bilgi toplanır. Hangi belge türlerinin bulunduğu ve her türün saklama süresi çıkarılır.
2. Saklama planı: Süresi dolanlar imhaya, araştırma değeri olanlar Devlet Arşivleri’ne devredilecek şekilde plan yapılır. Böylece taranacak belge miktarı gereksiz yere şişmez.
3. Fiziksel düzenleme ve barkodlama: Belgeler niteleme düzeyine göre tek tek barkodlanır, kutulanır ve raf adresine bağlanır.
4. Tarama: Belgeler türüne uygun tarayıcıyla dijital ortama aktarılır. Ciltli veya kırılgan materyaller için temassız kitap tarayıcıları kullanılır.
5. İndeksleme: Her belgeye aranabilir bilgi (tür, tarih, birim, konu) girilir. İyi bir indeks, dijital arşivin değerini belirleyen asıl unsurdur.
6. Yönetim sistemine aktarım: Kayıtlar, yetkilendirme ve ödünç-iade takibi sunan bir Dijital Arşiv Yönetim Sistemi’ne aktarılır.

Dijital arşivin kuruma sağladığı faydalar nelerdir?

• Birden fazla kullanıcının aynı kayıtları aynı anda incelemesi
• Belgelerin sürekli elden geçmesiyle oluşan yıpranmanın önlenmesi
• Daha yüksek iş gücü verimi ve daha düşük maliyet
• Ödünç-iade sorunlarının azalması, belgenin kimde olduğunun bilinmesi
• Zaman ve yer kaybının önlenmesi; imhalık belgeler ayıklandığı için depo ihtiyacının azalması
• Arşivin yetkiye göre araştırma kullanımına açılabilmesi

Dijital arşive geçmeden önce en sık yapılan hatalar

En yaygın hata, envanter çıkarmadan taramaya başlamaktır. Hangi belgenin ne kadar saklanacağı bilinmediğinde, imhaya girecek belgeler de taranır ve hem süre hem bütçe boşa gider. İkinci hata, indeks alanlarını sonradan düşünmektir; belgeye hangi bilgilerle ulaşılacağı tarama başlamadan belirlenmelidir. Üçüncü hata ise fiziksel düzeni ihmal etmektir: barkodlu ve adresli bir fiziksel arşiv, dijital kopyayla aynı indeksle eşleştiği için ileride her iki ortamda da aynı belge kimliği kullanılır.

Dijital arşivde bilgi güvenliği nasıl sağlanır?

Dijital arşiv yetkilendirme, erişim kaydı ve yedekleme gerektirir. Dijital Yazılım’ın dijital arşiv, doküman ve medya arşiv yönetim sistemleri ile tarihi belge dijitalleştirme faaliyetleri TS EN ISO/IEC 27001:2022 standardına uygun bir Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi kapsamında yürütülür. Konuyu ayrıntılı ele aldığımız ISO 27001 ve dijital arşiv güvenliği yazımıza göz atabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Dijital arşiv kurduktan sonra kâğıt asılları imha edebilir miyiz?

Hukuken orijinali saklanması zorunlu belgeler saklanmaya devam eder. Yasal saklama gereği olmayan iç yazışmalar dijitale aktarıldıktan sonra istenirse imha edilebilir. İmhalık materyal listelenir ve kurumunuzun imha komisyonunun onayına sunulur.

Dijital arşive geçmek için önce ne yapılmalı?

Önce fizibilite ve envanter çalışmasıyla belge türleri ve saklama süreleri belirlenir; ardından belgeler barkodlanır, taranır ve indekslenir.

Dijital arşiv ile yönetim sistemi arasındaki fark nedir?

Dijital arşiv, belgelerin taranması, indekslenmesi ve aktarılması hizmetidir. Dijital Arşiv Yönetim Sistemi ise kayıtların saklandığı, arandığı ve yetkiye göre paylaşıldığı yazılımdır; ikisi birlikte kurulur.

Arşiviniz için nereden başlamalı?

Hangi adımla başlayacağınızdan emin değilseniz ilk görüşmede fizibilite ve envanterle başlıyoruz. Dijital arşiv değerlendirmesi ve ön görüşme ücretsizdir; iletişim sayfasındaki formu doldurabilir ya da +90 (212) 588 51 44 numarasını arayabilirsiniz.