DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ NEDİR?
Kısa adı DYS olan Doküman Yönetim Sistemi ile elektronik ortama alınmış dokümanların yönetimi sağlanır. Belge Yönetim Sistemleri, kâğıt belgelerin indekslenerek hızlı ve kolay bir şekilde bulunmalarını mümkün kılar.
Doküman Yönetim Sistemi Nedir?
Doküman Yönetim Sistemleri (DYS), elektronik ortama alınmış belgelerin yönetilmesidir. Gartner'ın 2001'deki araştırmasına göre, şirketler bilgilerinin yaklaşık %80-%95’ini kâğıt dokümanlarda ve elektronik ortamdaki belgelerde tutmaktadır. Yine bu araştırma, belgelerin yaklaşık %25'inin yanlış yerlerde tutulduğunu ve çalışanların zamanlarının %60'ını bu dokümanları arayarak geçirdiği gerçeğini yansıtmaktadır. Bu yanlış çalışma yöntemi ise, şirket gelirlerinin %15'ine olumsuz maliyet olarak yansımakta ve sonuçta da bize düzgün çalışan doküman yönetim sistemi'nin şirketler açısından ne denli yaşamsal bir önem taşıdığını göstermektedir.
Doküman Yönetim Sistemi'nin Tarihçesi
1980'lerde yazılım üreticileri, kâğıt belgeleri yönetmek için sistem üretme çalışmalarına başladı. Bu çalışmalarla aynı zamanda doküman yönetim sistemleri'nin de temelleri atılmış oldu. İlk etapta üretilen sistemler, kâğıt belgelerle birlikte, fotoğraf, kâğıt baskılar gibi materyalleri de içinde barındırıyordu. Zamanla elektronik belgeleri de (word, pdf dokümanları vb.) sistemlerine aldılar. Kâğıt belgelerin indekslenerek hızlıca bulunmaları (doküman yönetimi) ve daha birçok teknolojik gelişmeler, bu sistemlerin kullanıcılar tarafından rağbet görmesine neden oldu.
Doküman Yönetiminin Önemi Nedir?
Artık şirketler, Doküman Yönetim Sistemleri ile faks, form, dilekçe gibi belgelerin asıllarını bile elektronik ortamda tutarak, geçmişten gelen alışkanlıkları ve bilgi birikimini, günümüz teknolojileriyle bağdaştırıp verimliliği arttırma yoluna gittiler.
Sistemler zaman içerisinde güvenlik, iş akışı, arşivleme, bulut teknolojileri, web tabanlı portalları kapsayacak şekilde büyüdü ve alt yapı olarak da son derece genişledi.
DYS Bileşenleri
Belge Yönetim Sistemleri, kullanıcılara rahat kullanım, bir çok platform üzerinden dokümanlara erişim sağlama gibi özellikleri bir çok bileşen üzerinden sağlamaktadırlar. Dizin Oluşturma, Depolama, Sürüm oluşturma, Belgelerin kapsamını Meta-verilerle genişletmek ve güvenlik gibi özellikler belli başlı bir kaç bileşendir.
Aşağıda bu bileşenlerden bazıları bulunmaktadır:
Meta Veri: Her belge içeriğinden daha kapsamlı, belge içeriğinde bulunmayan bilgilerle zenginleştirilip kaydedilebilir. Günümüz DYS'lerinde optik karakter okuyucular da kullanılarak, doküman içeriğindeki bilgiler, Meta Veriler olarak da saklanabilmektedir. Bu sayede dokümanlara hızlı erişim sağlanır.
Entegrasyon: Günümüz Doküman Yönetim Sistemleri'nin, piyasada bulunan birçok ürünle birlikte çalışabilmesi ve entegrasyon problemlerinin çözüme kavuşturulması özellikleri sayesinde ticaret dünyasında olduğu kadar resmi kurumlar açısından da büyük oranda rağbet görmelerine neden olduğundan, DYS'ler için belirli şartnamelere uygun olarak tasarlanmalarını kaçınılmaz hale getirmiştir. E-posta, İşletim sistemleri klasörlerine uyum sağlayan WebDAV gibi özellikler buna örnek gösterilebilir.
Güvenlik: Bazı dokümanların kurum içerisindeki hiyerarşik yapıya göre görünmemesi gerekebilir. Doküman Yönetim Sistemi sayesinde bu hiyerarşik yapı rahatlıkla sağlanabilir. Kurumlardaki personelin konumlarına uygun olarak yetkilendirilmesi ile de DYS'lerdeki güvenlik ortamı istenildiği gibi sağlanabilir.
İş Akışı: Belgelerin hazırlanması, belirli bir hiyerarşik şemada bulunan yönetimsel grup veya kişiler tarafından kabul görmesi, istenildiğinde bir düzeltme veya yeni bir yapılandırma yapılması gibi olasılıklar, belgelerin yaşam döngüsünün belirli adımlarıdır. Günümüz Doküman Yönetim Sistemleri bu senaryoları kullanıcılara en kolay şekilde kullanıma açmaya uygun bir konuma gelmiştir.
